In M.Of. nr. 623/17.08.2015 au fost publicate criteriile referitoare la autorizarea funcţionării unităţilor emitente de tichete de masă din 11.08.2015.
Astfel, unităţile emitente de tichete de masă sunt obligate să solicite autorizaţie de funcţionare, care se acordă de către MFP, avându-se în vedere următoarele criterii:
1. Unităţile care solicită autorizaţie de funcţionare ca unităţi emitente de tichete de masă trebuie să dovedească faptul că funcţionează legal pe teritoriul României şi că în actul de înfiinţare au prevăzut la obiectul de activitate operaţiuni privind emiterea şi gestionarea tichetelor de masă pe suport hârtie, având cod CAEN 1812 – “Alte activităţi de tipărire n.c.a.”, şi/sau pe suport electronic, având cod CAEN 6612 – “Activităţi de intermediere a tranzacţiilor financiare.”
2. Capitalul social sau capitalul de dotare, după caz, subscris şi vărsat de către unităţile care solicită autorizaţie de funcţionare ca unităţi emitente de tichete de masă, trebuie să reprezinte echivalentul în lei a cel puţin un milion euro, luându-se în calcul cursul de schimb la data înfiinţării societăţii sau la data ultimei majorări a capitalului social, înregistrată la registrul comerţului sau în actul constitutiv, după caz.
3. Unităţile care solicită autorizaţie de funcţionare ca unităţi emitente de tichete de masă pe suport hârtie trebuie să dovedească faptul că dispun de un ansamblu de măsuri de securitate care să garanteze buna funcţionare a sistemului tichetelor de masă pe suport hârtie sau externalizează acest ansamblu de măsuri, după cum urmează:
a) asigurarea cu personal de specialitate, angajat de către unitatea emitentă şi/sau de furnizorii acesteia, şi dotarea cu echipament software şi alte echipamente deţinute sau utilizate de către unitatea emitentă şi/sau de către furnizorii acesteia, necesare emiterii tichetelor de masă pe suport hârtie, conform modelului prevăzut în anexa nr. 13 laNormele de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 23/2015;
b) utilizarea de suport tehnic special (hârtie pentru imprimat) cu particularităţi distincte care să nu permită falsificarea tichetelor de masă pe suport hârtie (cel puţin cerneală fluorescentă care îşi schimbă culoarea în cazul în care tichetul de masă este fotocopiat, microlinii care nu se disting la fotocopiere, bandă cu reflexe variabile, codul de bare al unităţii emitente, care conţine cel puţin următoarele elemente: seria tichetului, anul de valabilitate şi valoarea nominală a acestuia);
c) existenţa spaţiilor distincte necesare producerii, depozitării, ambalării, rambursării şi distrugerii tichetelor de masă pe suport hârtie. Activitatea în aceste spaţii trebuie să se desfăşoare de către personalul autorizat în condiţiile de siguranţă prevăzute de legislaţia în vigoare (cel puţin mijloace tehnice de supraveghere a spaţiilor de producţie şi de depozitare, mijloace tehnice de siguranţă, sisteme de alarmă);
d) conducerea evidenţei tehnico-operative şi contabile a tichetelor de masă pe suport hârtie distinct de a celorlalte valori materiale, în conformitate cu prevederile legale în vigoare aplicabile formularelor tipizate cu regim special;
e) mijloacele tehnice necesare (reţea de calculatoare) şi personalul specializat care să permită urmărirea informatizată a fiecărui tichet de masă pe suport hârtie pe tot circuitul său (execuţie, păstrare, eliberare şi utilizare), inclusiv a celor ce urmează să fie distruse, astfel încât să se poată evita sustragerea şi utilizarea frauduloasă a acestora;
f) mijloacele de transport speciale utilizate pentru transportul biletelor de valoare şi asigurarea protecţiei transportului tichetelor de masă pe suport hârtie;
g) asigurarea transportului tichetelor de masă pe suport hârtie neutilizate, în condiţii de securitate.
4. Unităţile care solicită autorizaţie de funcţionare ca unităţi emitente de tichete de masă pe suport electronic trebuie să dovedească faptul că dispun de un ansamblu de măsuri de securitate care să garanteze buna funcţionare a sistemului tichetelor de masă pe suport electronic sau externalizează acest ansamblu de măsuri, după cum urmează:
a) asigurarea cu personal de specialitate, angajat de către unitatea emitentă şi/sau de furnizorii acesteia, şi dotarea cu echipament software şi alte echipamente, deţinute sau utilizate de către unitatea emitentă şi/sau de către furnizorii acesteia, necesare pentru emiterea tichetelor de masă pe suport electronic, cu respectarea prevederilor Legii nr. 142/1998, cu modificările şi completările ulterioare, şi a Normelor de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 23/2015;
b) utilizarea de suporturi materiale specifice pe care se stochează valoarea tichetelor de masă pe suport electronic, cu particularităţi distincte minime care să nu permită falsificarea acestora (banda magnetică pentru utilizarea securizată sau hologramă dedicată);
c) existenţa spaţiilor distincte, necesare emiterii, depozitării, ambalării suporturilor electronice ale tichetelor de masă. Activitatea în aceste spaţii trebuie să se desfăşoare de către personalul autorizat în condiţiile de siguranţă prevăzute de legislaţia în vigoare (cel puţin mijloace tehnice de supraveghere a spaţiilor de emitere şi de depozitare, mijloace tehnice de siguranţă, sisteme de alarmă);
d) existenţa unei platforme proprii sau a unei confirmări de parteneriat/relaţii contractuale cu organizaţia care administrează scheme/aranjamente de plată sau cu alte organizaţii specializate, după caz, utilizate în emiterea, decontarea şi gestionarea tichetelor de masă pe suport electronic;
e) asigurarea mecanismelor specifice pentru transferul valorii nominale a tichetelor de masă încasate de la angajatori către salariaţi prin alimentarea suportului electronic;
f) asigurarea sistemelor, funcţionalităţilor şi mecanismelor financiare (direct sau prin furnizori) necesare decontării tranzacţiilor efectuate cu tichete de masă pe suport electronic la unităţile de alimentaţie publică;
g) mijloacele de transport speciale şi asigurarea protecţiei transportului suporturilor electronice ale tichetelor de masă.
5. Unităţile pot opta pentru obţinerea autorizaţiei de funcţionare, fie pentru emiterea tichetelor de masă pe suport electronic, fie pentru emiterea de tichete de masă pe suport hârtie, sau pentru emiterea tichetelor pe ambele suporturi, fiind obligate să îndeplinească măsurile de securitate aferente fiecărui suport pentru care solicită autorizaţie de funcţionare.
6. Unităţile care solicită autorizaţie de funcţionare ca unităţi emitente de tichete de masă pe suport electronic trebuie să se asigure că fiecare dintre unităţile de alimentaţie publică cu care încheie contracte de servicii specifice sectorului tichetelor de masă pe suport electronic i-a comunicat unul sau mai multe elemente de identificare care să permită autorizarea tranzacţiilor cu tichete de masă pe suport electronic, exclusiv la o unitate de alimentaţie publică ce are un contract valabil încheiat cu unitatea emitentă pentru prestarea serviciilor specifice sectorului, în conformitate cu Legea nr. 142/1998, cu modificările şi completările ulterioare, şi cu Normele de aplicare a Legii nr. 142/1998privind acordarea tichetelor de masă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 23/2015.
7. Unităţile care solicită autorizaţie de funcţionare ca unităţi emitente de tichete de masă nu pot fi autorizate în situaţia în care înregistrează obligaţii restante la bugetul general consolidat. În înţelesul prezentului ordin nu se consideră obligaţii restante:
a) unitatea are depuse la organul fiscal deconturi cu suma negativă de TVA cu opţiune de rambursare şi/sau cereri de restituire, iar suma obligaţiilor de plată este mai mică sau egală cu suma de rambursat/restituit;
b) în certificatul de atestare fiscală emis de organul fiscal competent unitatea are înscrise obligaţii de plată, iar conform certificatului acestea sunt mai mici sau egale cu sumele certe, lichide şi exigibile pe care acesta le are de încasat de la autorităţile contractante;
c) în certificatul de atestare fiscală sau alt document emis de organul fiscal competent unitatea nu are înscrise obligaţii de plată, dar are înscrise menţiuni cum ar fi eşalonare/amânare/plan de reorganizare, aprobat, în curs de derulare;
d) obligaţiile sunt stabilite în acte administrative fiscale a căror executare este suspendată în condiţiile art. 14 şi 15 din Legea contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare;
e) obligaţiile sunt cuprinse în titluri executorii pentru care s-a dispus suspendarea executării silite potrivit legii.
8. Pe baza prezentelor criterii, autorizaţia de funcţionare se eliberează pe o perioadă de doi ani. Unităţile emitente de tichete de masă vor solicita reautorizarea cu cel puţin 45 de zile calendaristice înainte de data expirării autorizaţiei de funcţionare.
9. În situaţia în care o unitate deţine autorizaţie de funcţionare ca unitate emitentă de tichete de masă pe suport hârtie pentru o locaţie şi solicită, în cadrul termenului de valabilitate a autorizaţiei, completarea acesteia cu alte locaţii, va depune la organul emitent o cerere de autorizare suplimentară, însoţită de documentele prevăzute la pct. 17 şi cu îndeplinirea ansamblului de măsuri de securitate prevăzute la pct. 3.
10. În situaţia menţionată la pct. 9, comisia va emite o autorizaţie de completare care va avea acelaşi termen de valabilitate cu autorizaţia iniţială şi pe care se va înscrie, sub sintagma “Autorizaţie de funcţionare“, cuvântul “completare”.
11. Unităţile care îşi schimbă sediul social sau denumirea ori renunţă la un punct de lucru au obligaţia de a solicita modificarea autorizaţiei de funcţionare în termen de 30 de zile de la data înregistrării modificării. Comisia va emite o nouă autorizaţie de funcţionare care va avea acelaşi termen de valabilitate cu autorizaţia iniţială şi pe care se va înscrie, sub sintagma “Autorizaţie de funcţionare”, cuvântul “modificare”.
12. Obligaţia de a pune la dispoziţia organelor competente documentele necesare bunei desfăşurări a acţiunilor de control, prevăzută la art. 36 din Normele de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 23/2015, este considerată îndeplinită prin prezentarea unei copii în format fizic sau electronic a contractului dintre unitatea emitentă de tichete de masă şi unitatea de alimentaţie publică.
13. În cazul în care în activitatea desfăşurată de unităţile emitente se constată nerespectarea prevederilor art. 21 din Normele de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 23/2015, comisia poate dispune suspendarea, respectiv retragerea autorizaţiei de funcţionare, după caz, pe o perioadă cuprinsă între 1 şi 6 luni. Măsura se aplică numai pentru tipul de suport al tichetelor de masă care face obiectul activităţii la care se referă abaterea constatată. Suspendarea, respectiv retragerea autorizaţiei de funcţionare îşi produce efectele de la data comunicării deciziei.
14. Constatarea abaterilor se face de către organele cu atribuţii de control din cadrul Ministerul Finanţelor Publice sau de către echipa de specialişti prevăzută la pct. 17 lit. f), care informează de îndată comisia în vederea suspendării autorizaţiei de funcţionare sau retragerii acesteia, după caz.
15. Comisia poate dispune ridicarea sancţiunii de suspendare a activităţii dacă unitatea emitentă în cauză face dovada remedierii cauzelor care au condus la aplicarea sancţiunii. Constatarea remedierii se efectuează de către echipa de specialişti prevăzută la pct. 17 lit. f).
16. În situaţia în care, la data expirării termenului de suspendare, unitatea emitentă nu face dovada remedierii cauzelor care au condus la aplicarea sancţiunii, comisia dispune retragerea autorizaţiei de funcţionare. Retragerea autorizaţiei de funcţionare îşi produce efectele de la data comunicării deciziei.
17. Unităţile care solicită autorizaţie de funcţionare depun la direcţia de specialitate cu atribuţii de management al domeniilor reglementate specific din cadrul Ministerului Finanţelor Publice dosarul de autorizare, cu următorul conţinut:
a) cererea de autorizare, cu indicarea tipului suportului tehnic, respectiv hârtie şi/sau electronic, după caz, pe care entitatea solicitantă intenţionează să emită tichetele de masă;
b) un certificat constatator emis de oficiul registrului comerţului sau actul constitutiv, după caz, din care să rezulte capitalul social sau de dotare, după caz, subscris şi vărsat, asociaţii, obiectul de activitate (operaţiuni care privesc emiterea şi gestionarea tichetelor de masă cod CAEN 1812 şi/sau cod CAEN 6612) şi administratorii, însoţit de copia certificatului de înregistrare eliberat potrivit reglementărilor legale în vigoare;
c) adeverinţa emisă de către unitatea bancară sau de entitatea însăşi în cazul instituţiilor de credit, din care să rezulte că unitatea emitentă a deschis un cont sau subcont de plăţi distinct, prin care se vor derula încasările şi plăţile aferente valorilor nominale ale tichetelor de masă;
d) angajamentul entităţii că prin contul sau subcontul de plăţi distinct prin care se vor derula încasările şi plăţile aferente valorilor nominale ale tichetelor de masă nu vor fi utilizate alte instrumente financiare, cu excepţia viramentului bancar;
e) cazierul judiciar al administratorului/administratorilor şi al directorului economic şi/sau financiar, însoţit de declaraţia pe propria răspundere a acestora că ocupă această funcţie în cadrul societăţii;
f) nota de constatare, care conţine propunerea de acordare sau neacordare a autorizaţiei de funcţionare din perspectiva respectării cerinţelor prevăzute la pct. 1, 2 şi 3 şi/sau 1, 2 şi 4, după caz, întocmită de o echipă de specialişti, compusă din:
– un reprezentant al Direcţiei generale management al domeniilor reglementate specific din cadrul Ministerului Finanţelor Publice;
– un reprezentant al Direcţiei de legislaţie şi reglementări contabile din cadrul Ministerului Finanţelor Publice;
– un reprezentant al Direcţiei generale juridice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice;
– un reprezentant al Direcţiei generale a tehnologiei informaţiei din cadrul Ministerului Finanţelor Publice;
– un reprezentant al Direcţiei generale coordonare inspecţie fiscală din cadrul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală;
– un reprezentant al organului fiscal competent cu administrarea contribuabilului;
– un reprezentant al Companiei Naţionale “Imprimeria Naţională” – S.A.
Nota de constatare va fi semnată de ambele părţi.
