Marea majoritate a contabililor sunt obisnuiti sa lucreze in contabilitate in partida dubla, de aceea ne propunem sa abordam si cateva aspecte legate de contabilitatea in partida simpla.
Cadrul legislativ este Ordinul nr. 1.040 din 8 iulie 2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea evidenţei contabile în partidă simplă de către persoanele fizice care au calitatea de contribuabil în conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal.
Contribuabilii care obţin venituri din activităţi independente sunt obligaţi, potrivit prevederilor Codului fiscal să organizeze şi să conducă evidenţa contabilă în partidă simplă.
Organizarea evidenţei contabile în partidă simplă
Contribuabilii pot utiliza toate formularele prevăzute în prezentele norme metodologice sau numai o parte din acestea, în funcţie de elementele specifice activităţii desfăşurate.
Pentru determinarea veniturilor, în funcţie de natura activităţii, de frecvenţa încasărilor/plăţilor sau de felul serviciilor prestate, precum şi de alte elemente specifice activităţii desfăşurate, contribuabilii pot utiliza şi alte formulare cu regim special, care au fost aprobate prin ordine ale ministrului finanţelor publice.
În funcţie de necesităţi contribuabilii pot utiliza şi alte formulare stabilite prin norme metodologice de întocmire şi utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiară şi contabilă.
Contribuabilii vor folosi şi alte formulare prevăzute în mod expres de acte normative care reglementează activităţi economice specifice (exploatarea masei lemnoase, prestările de servicii cu caracter internaţional, jocurile de noroc etc).
In cazul utilizării modelelor formularelor financiar-contabile comune pe economie, aprobate pentru persoanele juridice, acestea vor fi completate în conformitate cu prezentele norme metodologice. În această situaţie elementele referitoare la conturi, debite, credite, semnăturile de aprobare, avizare, precum şi alte elemente similare nu se completează.
Norme generale privind documentele justificative şi financiar-contabile
În conformitate cu prevederile legale evidenţa contabilă în partidă simplă se ţine în limba română şi în moneda naţională.
Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ.
Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale, prevăzute în structura formularelor aprobate:
– denumirea documentului;
– numele şi prenumele contribuabilului, precum şi adresa completă;
– numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
– menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
– conţinutul operaţiunii economico-financiare, iar atunci când este necesar, şi temeiul legal al efectuării ei;
– datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate;
– numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii;
– alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor în documente justificative.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă pot dobândi calitatea de document justificativ numai în cazurile în care furnizează toate informaţiile prevăzute în normele legale în vigoare.
Documentele provenite din relaţiile de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi înregistrate în evidenţa contabilă în partidă simplă numai în cazurile în care se face dovada intrării în patrimoniu a bunurilor respective, prin întocmirea Borderoului de achiziţie sau a Notei de recepţie şi constatare de diferenţe, după caz, şi a plăţii acestora pe bază de Dispoziţie de plată-încasare către casierie .
În cazul în care documentele respective se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de normă de venit, pentru a fi înregistrate în evidenţa contabilă în partidă simplă a contribuabililor prevăzuţi la pct. 1, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii, întocmite în acest scop în conformitate cu reglementările legale în vigoare, şi Dispoziţie de plată-încasare către casierie .
Documentele contabile – jurnale, fişe etc. – servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în evidenţa contabilă în partidă simplă a operaţiunilor consemnate în documentele justificative.
Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă, la maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul, după caz.
În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea.
Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.
Corectarea se face pe toate exemplarele documentului justificativ şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării operaţiunii de corectare.
In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv (nu se detaşează), cu excepţia ordinului de deplasare (delegaţie), pe baza căruia se primeşte sau se restituie diferenţa dintre cheltuielile efective de deplasare şi avansul acordat.
Contribuabilii au obligaţia să efectueze inventarierea generală a patrimoniului: la începutul activităţii; cel puţin o dată pe an; la încetarea activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege.
Inventarierea se face în conformitate cu normele privind organizarea şi efectuarea inventarierii, aprobate prin ordin al ministrului finanţelor publice.
Arhivarea şi păstrarea documentelor justificative şi financiar-contabile
Contribuabilii au obligaţia să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate, documentele financiar-contabile, precum şi documentele justificative, care stau la baza înregistrării în evidenţa contabilă în partidă simplă.
Termenul de păstrare a Registrului-jurnal de încasări şi plăţi, a Registrului-inventar, precum şi a documentelor justificative şi financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii anului fiscal în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.
Arhivarea documentelor justificative şi financiar-contabile se face, de asemenea, în conformitate cu prevederile legale, cu respectarea următoarelor reguli generale:
– documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;
– gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui an fiscal la care se referă acestea;
– dosarele conţinând documente se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
– evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul unui registru de evidenţă curentă, în care sunt ţinute evidenţele dosarelor şi documentelor financiar-contabile intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.
Norme privind înregistrarea veniturilor
Evidenţa contabilă în partidă simplă a veniturilor se ţine pe feluri de venituri, după natura lor, astfel:
a) venituri din activităţi care constituie fapte de comerţ;
b) venituri din profesii libere;
c) alte venituri.
Pentru asociaţiile fără personalitate juridică evidenţa contabilă în partidă simplă a veniturilor se va ţine în mod distinct.
Evidenţa contabilă în partidă simplă a operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.
În cazul în care bunurile din patrimoniul afacerii trec în patrimoniul personal al contribuabilului, suma reprezentând contravaloarea acestora se include în venitul brut, considerându-se o înstrăinare.
În cazul în care asociaţiile îşi încetează activitatea, iar foştii asociaţi continuă să funcţioneze în mod individual, bunurile din patrimoniul asociaţiei trec în patrimoniul noilor afaceri, se înscriu în Registrul-inventar al acestora şi se amortizează în continuare, se consumă sau se vând, după caz.
În toate cazurile de înstrăinare este necesară evaluarea bunului, care se poate face la preţurile practicate pe piaţă sau stabilite prin expertiză tehnică.
În cazul încetării definitive a activităţii, sumele obţinute din valorificarea bunurilor patrimoniului afacerii, înscrise în Registrul-inventar (mijloace fixe, obiecte de inventar etc), precum şi stocurile de materii prime, materiale, produse finite şi mărfuri rămase nevalorificate sunt incluse în venitul brut.
Stabilirea venitului net obţinut sau a pierderii înregistrate în cadrul asocierii se determină pe fiecare contract de asociere.
Constituie venit brut venitul încasat în cadrul unui an calendaristic, indiferent de perioada în care au fost efectuate prestaţiile.
Pentru fiecare tip de activitate desfăşurată se va întocmi Fişa pentru operaţiuni diverse în care se vor înregistra toate documentele în ordine cronologică.
În relaţiile cu persoanele juridice contribuabilii sunt obligaţi, pentru sumele încasate atât pe bază de chitanţă, bon fiscal etc., cât şi prin bancă, să întocmească factură.
În relaţiile cu persoanele fizice contribuabilii sunt obligaţi, pentru sumele încasate prin bancă, să întocmească factură.
Plăţile lunare efectuate de societăţile comerciale (de asigurare şi reasigurare etc.) către persoane fizice, reprezentând contravaloarea comisioanelor din activitatea de intermediere în baza unui contract de mandat, agent sau comision, se vor efectua pe baza Borderoului de plăţi care va cuprinde în mod obligatoriu şi următoarele informaţii:
– numele şi prenumele beneficiarului de venit;
– codul numeric personal/numărul de identificare fiscală;
– venitul brut la care se aplică cota de impozit de 10% sau 15%;
– alte contribuţii obligatorii reţinute în momentul plăţii de către plătitorul de venituri, după caz;
– impozitul pe venit reţinut prin stopaj la sursă;
– suma achitată;
– semnătura beneficiarului de venit.
In condiţiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu prevederile legale, înregistrarea veniturilor se face în baza Raportului fiscal de închidere zilnică şi a Registrului special, întocmit în condiţiile defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.
Norme privind evidenţierea cheltuielilor
Condiţiile generale pe care trebuie să le îndeplinească cheltuielile aferente veniturilor, pentru a putea fi deduse, sunt:
a) să fie efectuate în cadrul activităţilor desfăşurate în scopul realizării venitului, justificate prin documente;
b) să fie cuprinse în cheltuielile exerciţiului financiar al anului în cursul căruia au fost plătite;
c) să respecte regulile privind amortizarea, prevăzute în titlul II din Codul fiscal;
d) cheltuielile cu primele de asigurare să fie efectuate pentru:
– active corporale sau necorporale din patrimoniul afacerii;
– activele ce servesc ca garanţie bancară pentru creditele utilizate în desfăşurarea activităţii pentru care este autorizat contribuabilul;
– boli profesionale, risc profesional şi accidente de muncă;
– persoane care obţin venituri din salarii, potrivit prevederilor capitolului III din titlul III din Codul fiscal, cu condiţia impozitării sumei reprezentând prima de asigurare, la beneficiarul acesteia, la momentul plăţii de către suportator.
Evidenţa contabilă în partidă simplă a cheltuielilor se ţine pe feluri de cheltuieli, în funcţie de natura lor, astfel:
a) cheltuielile efectuate în interesul direct al activităţii, cum sunt:
– cheltuielile cu achiziţionarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar şi mărfuri;
– cheltuielile cu lucrări executate şi servicii prestate de terţi;
– cheltuielile efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrări şi prestarea de servicii pentru terţi;
– chiria pentru spaţiul în care se desfăşoară activitatea, pentru utilaje şi pentru alte instalaţii închiriate, utilizate în desfăşurarea activităţii, în baza unui contract de închiriere;
– dobânzile aferente creditelor bancare;
– cheltuielile cu comisioanele şi cu alte servicii bancare;
– cheltuielile cu primele de asigurare;
– cheltuielile cu reclama şi publicitatea;
– cheltuielile poştale şi taxele de telecomunicaţii;
– cheltuielile cu energia şi apa;
– cheltuielile cu transportul de bunuri şi de persoane;
– cheltuielile de delegare, detaşare şi deplasare;
– cheltuielile de personal;
– cheltuielile cu impozite şi taxe, altele decât impozitul pe venit;
– cheltuielile reprezentând contribuţiile pentru asigurările sociale de stat, pentru constituirea Fondului pentru plata ajutorului de şomaj, pentru asigurările sociale de sănătate, precum şi alte contribuţii obligatorii;
– cheltuielile reprezentând contribuţiile profesionale obligatorii datorate asociaţiilor profesionale din care fac parte contribuabilii;
b) cheltuielile cu sponsorizarea şi mecenatul;
c) cheltuielile de protocol;
d) cheltuielile cu amortizarea fiscală;
e) în cazul utilizării bunurilor cu folosinţă mixtă (pentru afacere şi în scop personal), cheltuiala deductibilă se determină, după caz, proporţional cu:
– numărul de kilometri parcurşi în interes de afacere;
– numărul de metri pătraţi folosiţi în interes de afacere;
– numărul de unităţi de măsură specifice în alte cazuri; şi
f) alte cheltuieli deductibile plafonat, stabilite potrivit reglementărilor în vigoare privind impozitul pe venit.
Angajatorii au obligaţia să întocmească, pentru salariaţii cu contract individual de muncă, după caz, Fişa fiscală 1 (pentru venituri din salarii la funcţia de bază – FF 1), respectiv Fişa fiscală 2 (pentru venituri, altele decât cele de la funcţia de bază – FF 2).
In vederea completării fişelor fiscale 1 şi 2 şi stabilirii drepturilor băneşti ale persoanelor angajate, angajatorul va întocmi statul de salarii.
Calculul venitului net
Venitul brut cuprinde:
a) sumele încasate şi echivalentul în lei al veniturilor în natură din desfăşurarea activităţii;
b) veniturile sub formă de dobânzi din creanţe comerciale sau din alte creanţe utilizate în legătură cu o activitate independentă;
c) câştigurile din transferul activelor din patrimoniul afacerii utilizate într-o activitate independentă, inclusiv contravaloarea bunurilor rămase după încetarea definitivă a activităţii;
d) veniturile din angajamentul de a nu desfăşura o activitate independentă sau de a nu concura cu o altă persoană;
e) veniturile din anularea sau scutirea unor datorii de plată apărute în legătură cu o activitate independentă.
Nu constituie venit brut şi nu se înregistrează în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi sumele încasate, cum sunt:
– aporturile în numerar sau echivalentul în lei al aporturilor în natură făcute la începerea unei activităţi ori în cursul desfăşurării acesteia;
– sumele primite sub formă de credite bancare sau de împrumuturi de la persoane fizice ori persoane juridice;
– sumele primite ca despăgubiri;
– sumele sau bunurile primite sub formă de sponsorizări, mecenat sau donaţii.
Pentru aceste categorii de operaţiuni fie se deschid fişe pentru operaţiuni diverse distincte, fie se întocmesc situaţii cu ajutorul documentelor cumulative care să reflecte situaţia acestor sume.
Se admit la deducere numai cheltuielile care sunt aferente realizării veniturilor şi care sunt plătite în cursul unui an fiscal.
Înregistrarea în evidenţa contabilă în partidă simplă a bunurilor mobile şi imobile se face la valoarea de achiziţie, de producţie sau la preţul pieţei, după caz.
Creanţele, respectiv facturile emise şi neîncasate, precum şi obligaţiile stabilite conform legii şi neonorate se înregistrează la valoarea lor nominală în fişe pentru operaţiuni diverse. Aceste fişe se deschid distinct pentru creanţe şi datorii.
Cheltuielile cu amortizarea pentru bunuri se admit la deducere, în conformitate cu reglementările din titlul II din Codul fiscal.
Sunt amortizabile, în conformitate cu prevederile legale, numai bunurile înregistrare în Registrul-inventar .
Evidenţa contabilă în partidă simplă a bunurilor din patrimoniu se ţine în conformitate cu prevederile normelor metodologice de întocmire şi utilizare a formularelor tipizate comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiară şi contabilă, aprobate prin ordin al ministrului finanţelor publice.
Orice sumă plătită, respectiv încasată, în numerar sau prin bancă se va înregistra în mod obligatoriu, cronologic, în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi.
Cheltuielile deductibile plafonate se stabilesc astfel încât la sfârşitul anului fiscal să se încadreze în prevederile legale.
Venitul net sau pierderea fiscală se calculează astfel: din totalul sumelor încasate, evidenţiate în col. 5, respectiv 6, din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, se scad cheltuielile cu amortizarea fiscală a bunurilor şi drepturilor, evidenţiate în Fişa pentru operaţiuni diverse, şi totalul sumelor plătite, evidenţiate în col. 7, respectiv 8, din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, şi se adună sumele plătite pentru cumpărarea bunurilor amortizabile şi totalul cheltuielilor nedeductibile, care se preia din centralizatorul cheltuielilor nedeductibile, acest centralizator întocmindu-se cu ajutorul unui document cumulativ.
Venitul net sau pierderea fiscală va fi influenţată cu plăţile şi/sau încasările efectuate în avans, care se referă la alte exerciţii fiscale, în cazul drepturilor de proprietate intelectuală, cu impozitul aferent venitul brut încasat, iar în cazul valorificării bunurilor în regim de consignaţie, veniturilor obţinute ca urmare a unor activităţi desfăşurate în baza unui contract de agent, comision sau mandat commercial.
