Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic documentele financiar-contabile

Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conţinutului documentelor financiar-contabile.

Documentele financiar-contabile, care se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:

a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;

b) confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;

c) confidenţialitatea şi integritatea datelor;

d) restricţionarea, detectarea şi monitorizarea accesului în sistem;

e) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamităţi naturale, evenimente imprevizibile, prin:

- arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM, care să permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a informaţiilor stocate;

- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie.

Trebuie să se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.

(O. 3512/2008)

Conform Ordinului 3512/ 2008, persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Locul pastrarii

Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Externalizarea serviciului de arhivare

Registrele şi documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiţii corespunzătoare. Şi în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare.

Unitatea care a încredinţat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înştiinţa organul fiscal teritorial de care aparţine despre această situaţie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei şi Finanţelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative şi contabile şi în alte locaţii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzător.

Termene de pastrare:

• statele de salarii : 50 de ani;

• registrelor şi a documentelor justificative şi contabile :10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia:

a)facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.

Conform acestui articol persoana impozabilă trebuie să păstreze o situaţie a bunurilor de capital care fac obiectul ajustării taxei deductibile, care să permită controlul taxei deductibile şi al ajustărilor efectuate. Această situaţie trebuie păstrată pe o perioadă care începe în momentul la care taxa aferentă achiziţiei bunului de capital devine exigibilă şi se încheie la 5 ani după expirarea perioadei în care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte înregistrări, documente şi jurnale privind bunurile de capital trebuie păstrate pentru aceeaşi perioadă.

b) documentelor prevăzute mai jos care se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

Notă de recepţie şi constatare de diferenţe Bon de primire în consignaţie Bon de predare, transfer, restituire Bon de consum Bon de consum (colectiv) Fişă limită de consum Dispoziţie de livrare Fişă de magazie Fişă de magazie (cu două unităţi de măsură) Listă de inventariere Listă de inventariere Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) Chitanţă Chitanţă pentru operaţiuni în valută Dispoziţie de plată/încasare către casierie Decont pentru operaţiuni în participaţie Ordin de deplasare (delegaţie) Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi internaţionale

Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale) Notă de debitare-creditare Extras de cont Borderou de primire a obiectelor în consignaţie Borderou de ieşire a obiectelor în consignaţie Jurnal privind operaţiuni diverse (pentru conturi sintetice) Fişă de cont pentru operaţiuni diverse Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei) Decizie de imputare Angajament de plată

c) documentelor financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani – se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Incetarea activitatii

În caz de încetare a activităţii persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

Reguli generale de arhivare

Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:

- documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;

- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;

- dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

Eliminarea din arhiva

Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

Firmele mari, cu un volum foarte mare de documente incep sa se gandeasca din ce in ce mai mult la o modalitate alternativa de arhivare a documentelor decat in forma fizica.

Ultimul demers legislativ care s-a efectuat in acest sens este :  ORDINUL nr. 488 din 15 iunie 2009 privind procedura de verificare şi omologare a sistemelor informatice destinate operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronică.

Acest ordin stabileste procedura de verificare şi omologare de către Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale (MCSI) a sistemelor informatice destinate operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronică.

Prevederi :

• emitentul facturii în formă electronică are obligaţia să folosească un sistem informatic omologat de MCSI (va înainta in acest sens o cerere scrisă prin care va solicita începerea procedurii de omologare a sistemului informatic);

Pe langa cererea prevazuta anterior mai trebuie pregatit urmatorul set de documente :

- raportul de audit;

- descrierea funcţională a sistemului informatic;

- planul de securitate a sistemului informatic;

- certificări privind securitatea sistemului informatic;

- declaraţia pe propria răspundere a auditorului, prin care este exprimată independenţa sa faţă de emitentul

facturii în formă electronică şi producătorul sistemului informatic auditat;

- dacă este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizării procesului de conversie;

- dovada achitării tarifului de omologare;

• Ordinul de omologare este emis în termen de 30 de zile de la data transmiterii documentaţiei, în urma

verificării conformităţii sistemului informatic cu cerintele stabilite;

Ordinul de omologare este valabil pe o perioadă de un an, procedura de reînnoire fiind similară cu cea de emitere.

• Persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi în formă electronică pot externaliza aceste servicii în

temeiul unui contract valabil încheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronică;

• Auditul este realizat de către un auditor independent faţă de emitentul facturii în formă electronică şi faţă de producătorul sistemului informatic a cărui omologare se solicită.