Conform Ordinului 3055 /2009 , contabilitatea decontarilor cu personalul cuprinde drepturile salariale, sporurile, adaosurile, premiile din fondul de salarii, indemnizatiile pentru concediile de odihna, precum si cele pentru incapacitate temporara de munca, platite din fondul de salarii, primele reprezentând participarea personalului la profit, acordate potrivit legii, si alte drepturi în bani si/sau în natura datorate de entitate personalului pentru munca prestata.

În vederea înregistrarii primelor reprezentând participarea personalului la profit, acordate potrivit legii, o entitate recunoaste ca provizion costul previzionat al acestora atunci si numai atunci când:

a) entitatea are o obligatie legala sau implicita de a face astfel de plati ca rezultat al evenimentelor anterioare; si

b) poate fi facuta o estimare certa a obligatiei.

O obligatie curenta exista atunci, si numai atunci, când entitatea nu are o alta alternativa realista decât sa efectueze aceste plati.

În situatiile financiare ale exercitiului pentru care se propun prime reprezentând participarea personalului la profit, contravaloarea acestora se reflecta sub forma de provizion, cheltuiala rezultând din serviciul angajatului.

Provizionul urmeaza a fi reluat în exercitiul financiar în care se acorda aceste prime.

În contabilitate se înregistreaza distinct alte drepturi si avantaje care, potrivit legislatiei în vigoare, nu se suporta din fondul de salarii (masa calda, alimente antidot etc.), precum si alte drepturi acordate potrivit legii.

Drepturile de personal neridicate în termenul legal se înregistreaza într-un cont distinct, pe persoane.

Retinerile din salariile personalului pentru cumparari cu plata în rate, chirii sau pentru alte obligatii ale salariatilor, datorate tertilor (popriri, pensii alimentare si altele), se efectueaza numai în baza unor titluri executorii sau ca urmare a unor relatii contractuale.

Sumele datorate si neachitate personalului (concediile de odinhna si alte drepturi de personal), respectiv eventualele sume care urmeaza sa fie încasate de la acesta, aferente exercitiului în curs, se înregistreaza ca alte datorii si creante în legatura cu personalul.

Debitele provenite din avansuri de trezorerie nedecontate, din distribuiri de uniforme si echipamente de lucru, precum si debitele provenite din pagube materiale, amenzile si penalitatile stabilite în baza unor hotarâri ale instantelor judecatoresti, si alte creante fata de personalul entitatii se înregistreaza ca alte creante în legatura cu personalul.

Conform Codului Fiscal informaţiile referitoare la calculul impozitului pe veniturile din salarii se cuprind în fişele fiscale.

Plătitorul de venituri are obligaţia să completeze fisele fiscale, pe întreaga durată de efectuare a plăţii salariilor. Plătitorul este obligat să păstreze fişele fiscale pe întreaga durată a angajării şi să transmită organului fiscal competent o copie, pentru fiecare an, până în ultima zi a lunii februarie a anului curent, pentru anul fiscal expirat. Modelul şi conţinutul formularelor se aprobă prin ordin al ministrului finanţelor publice.

Fişele fiscale se completează de angajatorul/plătitorul de venit şi se depun la organul fiscal la care angajatorul/plătitorul de venit este înregistrat în evidenţă fiscală. angajatorul/plătitorul de venit este obligat să înmâneze angajatului, câte o copie pentru fiecare an, până în ultima zi a lunii februarie a anului curent pentru anul fiscal expirat.

Pentru persoanele fizice care încetează să obţină venituri din salarii sau asimilate salariilor în timpul anului, angajatorii vor înmâna un exemplar al fişei fiscale odată cu definitivarea formelor de lichidare sau la încetarea raporturilor în baza cărora au fost obţinute veniturile din salarii.

Fişele fiscale pentru salariaţii care au fost detaşaţi la o altă unitate se completează de către unitatea care a încheiat contractele de muncă cu aceştia.

În situaţia în care plata venitului salarial se face de unitatea la care salariaţii au fost detaşaţi, angajatorul care a detaşat comunică angajatorului la care aceştia sunt detaşaţi date referitoare la deducerea personală la care este îndreptăţit fiecare salariat.

Pe baza acestor date unitatea la care salariaţii au fost detaşaţi întocmeşte statele de salarii, calculează impozitul şi transmite lunar unităţii de la care au fost detaşaţi informaţiile solicitate prin ordinul ministrului finanţelor publice, în scopul completării fişei fiscale.

Fiecare angajator/plătitor de venituri din salarii este obligat, potrivit prevederilor art. 57 alin. (3) din Codul fiscal, să determine impozitul anual pe veniturile din salarii, pentru fiecare contribuabil prin însumarea impozitului aferent venitului fiecărei luni din anul fiscal, indiferent de numărul de luni în care contribuabilul a realizat venituri din salarii de la acesta.

Pentru contribuabilii prevăzuţi la art. 60 Codul fiscal care realizează venituri din salarii şi pentru care plătitorul de venituri nu a optat să îndeplinească obligaţiile privind calculul, reţinerea şi virarea impozitului aferent acestor venituri, obligaţia determinării impozitului anual pe venitul din salarii, pe sursa respectivă, revine contribuabilului.

În situaţia în care se constată elemente care generează modificarea veniturilor din salarii şi/sau a bazei de impunere aferente veniturilor unei persoane fizice, pentru care angajatorul/plătitorul a efectuat calculul impozitului lunar, recalcularea drepturilor respective şi stabilirea diferenţelor de impozit constatate se efectuează pentru luna la care se referă, iar diferenţele de impozit rezultate vor majora/diminua impozitul datorat începând cu luna constatării.

În situaţia în care la data efectuării operaţiunii de stabilire a diferenţelor de impozit de către angajator/plătitor există relaţii contractuale generatoare de venituri din salarii, între acesta şi persoana fizică, atunci se procedează astfel:

- impozitul reţinut în plus se restituie persoanei fizice prin diminuarea cu sumele respective a impozitului pe veniturile din salarii începând cu luna efectuării acestei operaţiuni şi până la lichidarea acestuia;

- impozitul nereţinut se reţine de angajator/plătitor din veniturile din salarii începând cu luna constatării şi până la lichidarea acestuia.

În situaţia în care persoana fizică pentru care angajatorul/plătitorul a efectuat calculul impozitului lunar/anual nu mai are relaţii contractuale generatoare de venituri din salarii şi angajatorul/plătitorul nu poate să efectueze operaţiunea de plată/încasare a diferenţelor de impozit, atunci acestea vor fi administrate de organul fiscal competent.