21 de criterii minimale la care trebuie sa raspunda sistemele informatice in domeniul financiar-contabil

  • Inscrie-te ACUM la newsletterul GRATUIT Contzilla.ro
  • All Inclusive - toate lucrarile de specialitate - Click AICI!
  • Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!

    Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

    1. să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
    2. să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
    3. fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control;
    4. să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugări ulterioare;
    5. să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior;
    6. să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile legii contabilităţii;
    7. să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
    8. să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
    9. să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:

    – data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;

    – jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

    – numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

    1. să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
    2. să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:

    – tipul documentului sau al situaţiei;

    – denumirea entităţii;

    – perioada la care se referă informaţia;Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil

    – datarea listărilor;

    – paginarea cronologică;

    – precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;

    1. să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare conducerii operative a entităţii;
    2. să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru documente;
    3. să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
    4. să nu permită:

    – deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;

    – modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

    – suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;

    – editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii în cadrul aceluiaşi exerciţiu financiar;

    1. să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin 2 ani (exerciţii financiare), în mod automat sau manual;
    2. să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare:

    – monopost sau multipost;

    – monosocietate sau multisocietate;

    – reţea de calculatoare;

    – portabilitatea fişierelor de date;

    1. să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

    – preluări pe loturi cu control ulterior;

    – preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;

    – combinarea celor două tipuri;

    1. să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile;
    2. să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
    3. să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

    Contractele care stau la baza achiziţiei de programe informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă trebuie să prevadă clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze care să ateste că programele informatice nu permit modificarea procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.

    Utilizatorul trebuie:

    – să se asigure de perenitatea documentaţiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program;

    – să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate;

    – să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

    Arhivele pe suport magnetic trebuie actualizate periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.

    Articole similare

    • Nu am gasit articole similare
  • Autor: Delia Mircea
  • Profil Google Plus Delia Mircea

  • Recent Posts

    Comments are closed.

    Distribuie acest articol: