Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:
- să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
- să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
- fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control;
- să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugări ulterioare;
- să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior;
- să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile legii contabilităţii;
- să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
- să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
- să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:
– data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;
– jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;
– numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
- să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
- să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:
– tipul documentului sau al situaţiei;
– denumirea entităţii;
– perioada la care se referă informaţia;Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil
– datarea listărilor;
– paginarea cronologică;
– precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;
- să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare conducerii operative a entităţii;
- să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru documente;
- să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
- să nu permită:
– deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;
– modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
– suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;
– editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii în cadrul aceluiaşi exerciţiu financiar;
- să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin 2 ani (exerciţii financiare), în mod automat sau manual;
- să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare:
– monopost sau multipost;
– monosocietate sau multisocietate;
– reţea de calculatoare;
– portabilitatea fişierelor de date;
- să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
– preluări pe loturi cu control ulterior;
– preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;
– combinarea celor două tipuri;
- să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile;
- să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
- să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.
Contractele care stau la baza achiziţiei de programe informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă trebuie să prevadă clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze care să ateste că programele informatice nu permit modificarea procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.
Utilizatorul trebuie:
– să se asigure de perenitatea documentaţiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program;
– să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate;
– să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.
Arhivele pe suport magnetic trebuie actualizate periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.