Magazinele online sau afacerile cu multe tranzactii mici au o problema comuna si aceasta de cele mai multe ori nu este lipsa vanzarilor, ci organizarea incasarilor. In fiecare zi se aduna zeci sau sute de plati de la curieri, POS, procesatori online și transferuri bancare, iar la finalul lunii pot aparea multe probleme la reoncilierea incasarilor, adica sa verifici ce s-a incasat si ce nu.
In e-commerce, modelul este cam același:
- Vin comenzi zilnic, uneori la orice ora.
- Se emite factura pentru fiecare comanda sau lot de comenzi.
- Incasarile nu vin una cate una, ci prin:
- borderouri de la curieri (ramburs),
- rapoarte de la procesatori de plati online,
- incasari prin POS,
- transferuri bancare directe.
- Adesea apar retururi, cu facturile storno aferente cee ace complica si mai mult procesul.
La final, ai:
- zeci sau sute de facturi emise
- zeci de randuri in extrasul bancar
- cateva borderouri de la curieri
- un raport zilnic, saptamanal sau lunar de la procesatorul de plati.
Fara un sistem care sa lege aceste documente intre ele, ajungi la:
- ore intregi pierdute sa potrivești manual extrasele cu facturile,
- riscul sa marchezi greșit o factura ca incasata,
- diferente de sold intre ce vezi in aplicatie, in banca și in contabilitate.
In loc sa tratezi fiecare incasare ca pe un eveniment izolat, SmartBill iti permite sa importi sau sa introduci in bloc informatiile din:
- borderourile curierilor,
- extrasele bancare,
- rapoartele de la procesatori de plati,
- incasarile prin POS.
Acest lucru se poate face din modulul de gestiune, din sectiunea Incasari si plati ->Banci, curieri si procesatori:
In sectiunea Incasari curieri si procesatori se pot importa borderourile de la curieri, in formatul specific fiecaruia:
Exista o lista intreaga de curieri/procesatori disponibila in aplicatie:
In plus, la import aplicatia incearca identificarea in cont a documentelor (facturi sau proforme) care sa corespunda incasarilor si la final aceste documente vor fi marcate ca incasate.
Important!
Pentru ca, de cele mai multe ori, pe un borderou fiecare tranzactie poate avea o data diferita, incasarile sunt greu de urmarit.
Campul Data inregistrarii incasarilor iti permite sa adaugi o data (ideal, data la care au intrat in contul bancar banii de la firma de curierat/procesator) care va fi preluata automat pe toate tranzactiile de pe borderou. In acest fel, incasarile pentru documentele respective vor fi inregistrate cu data intrarii banilor in contul bancar, iar urmarirea acestora se va putea face usor.
Asadar, in loc sa operezi manual tranzactiile:
- poti lucra cu un fișier (sau o lista) de sume incasate de curier,
- poti asocia fiecare incasare cu clientul și facturile lui,
- poti marca rapid facturile ca „incasate” și in SmartBill, nu doar in evidenta ta interna.
Implementand din timp un flux clar de lucru in SmartBill pentru:
- borderouri de curier,
- extrase bancare și incasari POS,
- rapoarte de la procesatori de plati,
iti construiești un sistem in care:
- fiecare incasare are perechea ei in facturile din sistem,
- fiecare factura are istoric de incasare clar iar
- in contabilitate migrezi sub forma de note contabile toate aceste tranzactii.
