In activitatea oricarei firme, indiferent de domeniul de activitate sau de dimensiunea acesteia, exista doua notiuni importante: gestiunea si contabilitatea. Desi sunt adesea confundate, ele au roluri diferite, insa complementare. Impreuna, acestea ofera o imagine clara asupra bunurilor, banilor si rezultatelor financiare ale unei afaceri.
Ce este gestiunea?
Gestiunea reprezinta procesul de administrare si evidenta a bunurilor unei societati, precum marfuri, materii prime, materiale, produse finite sau alte stocuri. Scopul principal al gestiunii este de a urmari permanent ce intra, ce iese si ce exista in patrimoniul firmei la un moment dat.
Prin intermediul gestiunii se poate raspunde rapid la intrebari precum:
- Ce produse sunt in stoc?
- Ce cantitati au fost vandute sau consumate?
- Ce bunuri trebuie reaprovizionate?
O gestiune bine organizata ajuta la prevenirea pierderilor, identificarea diferentelor de inventar si optimizarea activitatii comerciale. In practica, aceasta este realizata de gestionar, administrator sau alte persoane desemnate de angajator, in functie de organizarea fiecarei firme.
Utilizatorii SmartBill au la dispozitie doua module separate, dar care comunica intre ele prin sincronizare:
- modulul de facturare si gestiune destinat tinerii gestiunii si
- modulul de contabilitate, prin care datele de gestiune pot fi aduse automat in contabilitate. Modulul de contabilitate functioneaza atat sincronizat cu gestiunea, cat si independent de aceasta.
Iata ce tranzactii poti sa introduci in SmartBill gestiune: vanzarile si achizitiile, incasarile si platile, tranzactiile cu stocuri: transferuri, bonuri de consum, inventare, etc.
Antreprenorii au acces la un set complet de rapoarte care le arata in orice moment starea gestiunii lor. Acestea sunt grupate in 3 mari categorii: gestiunea incasarilor si platilor, analiza vanzarilor si achizitiilor, gestiune stocului.
Ce este contabilitatea?
Contabilitatea este sistemul prin care sunt inregistrate, clasificate si raportate toate operatiunile economico-financiare ale societatii. Ea reflecta situatia financiara a firmei, veniturile, cheltuielile, activele, datoriile si rezultatul obtinut.
Pe baza evidentei contabile se intocmesc documente importante, precum balanta de verificare, bilantul contabil si declaratiile fiscale. Totodata, contabilitatea ofera informatiile necesare atat administratorilor, cat si autoritatilor fiscale pentru evaluarea activitatii economice.
In Romania, contabilitatea se organizeaza si se conduce in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare.
In SmartBill ai la dispozitie un modul complet de contabilitate care include modulul de salarizare si cel de mijloace fixe:
Rapoartele pe care le genereaza aplicatia de contabilitate sunt specific: balante, fise de cont, jurnale, etc.
Care este diferenta dintre gestiune si contabilitate?
Principala diferenta consta in obiectul urmarit de fiecare.
Gestiunea are in vedere evidenta fizica si operativa a bunurilor, urmarind cantitatile si miscarea stocurilor. Contabilitatea urmareste valoarea economica a tuturor operatiunilor si ofera o imagine completa asupra situatiei financiare a firmei.
Cu alte cuvinte, gestiunea raspunde la intrebarea „Ce avem si in ce cantitate?”, iar contabilitatea raspunde la intrebarea „Care este valoarea acestor bunuri si cum influenteaza situatia financiara a societatii?”.
Cine are obligatia sa tina gestiunea si contabilitatea?
Toate persoanele juridice si alte entitati care desfasoara activitati economice au obligatia legala de a organiza si conduce contabilitatea. Responsabilitatea organizarii acesteia revine administratorului societatii, iar evidenta contabila este tinuta, de regula, de un contabil angajat sau de o firma specializata de contabilitate.
In ceea ce priveste gestiunea, obligatia de organizare apartine tot administratorului, insa evidenta efectiva este realizata de persoanele care gestioneaza bunurile societatii. Firmele care detin stocuri de marfuri, materiale sau produse trebuie sa organizeze o evidenta clara a acestora si sa efectueze inventarierea patrimoniului in conditiile prevazute de lege
Asadar, gestiunea si contabilitatea sunt doua componente indispensabile pentru functionarea corecta a unei afaceri. Gestiunea asigura controlul bunurilor si al stocurilor, in timp ce contabilitatea ofera imaginea financiara completa a societatii si asigura respectarea obligatiilor legale si fiscale. Impreuna, ele contribuie la o administrare eficienta, la luarea unor decizii informate si la dezvoltarea sanatoasa a oricarei companii.
