Preluarea gestiunii intr-un program de facturare si gestiune precum SmartBill presupune mai mult decat introducerea produselor si emiterea primelor documente. Pentru ca evidenta sa fie corecta inca de la inceput, este important ca setarile initiale sa fie verificate si configurate in functie de modul in care functioneaza compania.
O configurare corecta de la inceput poate preveni diferentele de stoc, erorile de pret, documentele incorecte si problemele care pot aparea ulterior in rapoarte.
1. Verificarea datelor firmei
Primul pas este introducerea informatiilor generale ale firmei care trebuie sa corespunda cu cele oficiale ale societatii.
Dupa introducerea CUI-ului firmei, SmartBill preia din statisticile oficiale datele firmei precum denumire si adresa, calitatea de platitor sau nu de TVA, CAEN, capital social, etc.
Este importanta completarea acestor date cu detaliile privind IBAN-ul firmei, detalii privind administratorul si imputernicitul, informatii utile care vor aparea pe rapoartele care se vor genera ulterior cu diverse ocazii.
Tot in zona de setari importante sunt cele fiscale: perioada fiscala a TVA, tip impozit: micro sau profit, anul fiscal, metoda inventar stocuri, etc.
2. Configurarea gestiunilor
Daca firma lucreaza cu una sau mai multe gestiuni, acestea trebuie definite corect in program.
De exemplu, poti avea gestiuni separate pentru:
- magazin;
- depozit;
- puncte de lucru;
- marfa aflata in tranzit;
- produse finite;
- materiale sau consumabile.
Este important sa stabilesti de la inceput unde se afla fizic marfa si cum vrei sa fie reflectata aceasta in SmartBill. O structura gresita a gestiunilor poate face dificila urmarirea stocurilor ulterior.
Gestiunile pot fi de tip: cantitativ-valoric sau global valoric.
3. Configurarea nomenclatorului de produse
Inainte de operarea documentelor curente, verifica nomenclatorul de produse si servicii.
Pentru fiecare articol este util sa fie corect definite:
- denumirea;
- codul produsului;
- unitatea de masura;
- pretul de vanzare;
- cota de TVA;
- categoria;
- gestiunea, acolo unde este cazul;
- informatiile necesare pentru evidenta stocului.
Daca preiei o gestiune existenta, este recomandat sa verifici daca produsele din SmartBill corespund cu cele existente fizic si cu documentele contabile.
4. Introducerea stocurilor si soldurilor initiale
Unul dintre cele mai importante momente este preluarea situatiei existente la data inceperii utilizarii gestiunii in SmartBill.
Soldurile initiale trebuie sa reflecte situatia reala la momentul preluarii. Pentru stocuri, este indicat sa existe o baza clara: inventar, lista de produse si cantitati, valori de intrare si, dupa caz, alte informatii necesare.
Nu este recomandat sa incepi operarea documentelor curente fara sa verifici daca stocul initial introdus in program corespunde cu situatia reala.
5. Configurarea seriilor documentelor
Este importanta verificarea seriilor utilizate pentru:
- facturi;
- avize;
- chitante;
- documente de intrare si iesire, in functie de modul de lucru.
Numerotarea trebuie sa corespunda cu documentele deja emise si cu procedurile interne ale firmei. O atentie deosebita este necesara atunci cand se preia gestiunea in timpul anului, deoarece trebuie evitata suprapunerea numerelor sau continuarea gresita a seriilor.
6. Configurarea utilizatorilor si drepturile de acces
Daca SmartBill va fi utilizat de mai multe persoane, fiecare utilizator ar trebui sa aiba acces in functie de responsabilitatile sale.
De exemplu, poti diferentia accesul pentru:
- administrator;
- gestionar;
- persoana care emite facturi;
- contabil;
- operator vanzari.
Limitarea drepturilor de acces reduce riscul modificarii accidentale a unor informatii importante si ajuta la pastrarea unui control mai bun asupra operatiunilor.
7. Configurarea clientilor si furnizorilor
Nomenclatorul de parteneri trebuie verificat si curatat inainte de folosirea lui in documentele curente.
Evita existenta unor clienti sau furnizori duplicati si verifica date precum:
- denumirea;
- CUI-ul;
- adresa;
- datele de facturare;
- termenul de plata;
- datele bancare;
- persoanele de contact, daca sunt necesare.
Un nomenclator bine organizat face mult mai usoara cautarea si raportarea ulterioara.
Concluzie
Preluarea unei gestiuni in SmartBill ar trebui sa inceapa cu o verificare structurata a configurarii, nu direct cu emiterea documentelor. Datele firmei, gestiunile, nomenclatorul, soldurile initiale, seriile documentelor, utilizatorii, preturile si setarile fiscale sunt elemente care trebuie analizate inainte de operarea curenta.
O configurare corecta de la inceput inseamna o evidenta mai clara a stocurilor, documente mai usor de verificat si mai putine corectii pe parcurs. In cazul unei preluari de gestiune deja existente, reconcilierea dintre situatia fizica, evidenta contabila si datele introduse in SmartBill este una dintre cele mai importante etape.
