La finalul lunii, balanta arata cat a cheltuit firma pe salarii, chirii, energie sau materiale. Ce nu arata este care magazin a fost profitabil, care proiect a depasit bugetul sau de ce a crescut consumul intr-un anumit punct de lucru. Aici intervin centrele de cost, un instrument simplu ca idee, dar extrem de util pentru contabili, gestionari si administratorii de firme.
Ce este un centru de cost
Un centru de cost este o unitate a firmei careia i se pot atribui cheltuieli (si, de multe ori, venituri) pentru a fi urmarite separat. Acesta poate fi:
- un punct de lucru sau un magazin;
- un departament (productie, vanzari, administrativ);
- un proiect sau un contract;
- o linie de activitate (de exemplu, comert vs. servicii);
- un utilaj, o masina sau o echipa.
Practic, centrul de cost raspunde la intrebarea „pentru cine sau pentru ce s-a facut aceasta cheltuiala?”, in timp ce contul contabil raspunde la intrebarea „ce fel de cheltuiala este?”.
Temeiul legal: contabilitatea de gestiune
Potrivit legii contabilitatii, societatile si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca atat contabilitatea financiara, cat si contabilitatea de gestiune adaptata la specificul activitatii.
Legea nu impune o forma anume pentru contabilitatea de gestiune, astfel ca fiecare entitate o organizeaza dupa nevoile proprii. Centrele de cost reprezinta unul dintre cele mai practice moduri de organizare, mai ales in firmele mici si mijlocii, unde nu exista un departament separat de controlling.
Ce rol au centrele de cost
Localizarea cheltuielilor
Primul rol este cel de „etichetare”: fiecare cheltuiala este legata de locul in care a aparut. Factura de energie a magazinului din Satu Mare nu se mai amesteca cu cea a depozitului din Baia Mare, iar salariile echipei de productie nu se confunda cu cele din administrativ.
Calculul costurilor si al rentabilitatii
Atunci cand cheltuielile si veniturile sunt repartizate pe centre, rezultatul fiecarei activitati poate fi calculat separat. Se poate afla daca un punct de lucru isi acopera costurile, daca un proiect s-a incadrat in buget sau daca o linie de servicii merita continuata.
Control si responsabilizare
Fiecarui centru de cost i se poate desemna un responsabil. Seful de magazin, managerul de proiect sau coordonatorul de departament raspund de cheltuielile aferente zonei lor, iar discutiile despre depasiri se poarta pe cifre concrete, nu pe impresii.
Bugetare si comparatii
Pe baza datelor istorice din fiecare centru, bugetul pentru anul urmator este construit mult mai realist. Lunile pot fi comparate intre ele, punctele de lucru intre ele, iar bugetul cu realizatul.
Exemplu practic: centrele de cost in SmartBill Conta
Utilizatorii SmartBill pot utiliza facilitatea lucrului cu centre de cost intr-un mod foarte usor.
Aceste principii sunt usor de aplicat atunci cand programul de contabilitate lucreaza nativ cu centre de cost. Un exemplu este SmartBill Conta, unde repartizarea se face direct la inregistrare, fara evidente paralele.
Definirea centrelor si subcentrelor
Centrele de cost sunt create din Nomenclatoare > Centre de cost, unde fiecare centru poate fi subordonat altui centru, rezultand o structura pe centre si subcentre. De exemplu, un centru „Magazine” poate avea subcentrele „Magazin Centru” si „Magazin Mall”.
Unde sunt folosite
Centrele de cost pot fi selectate la inregistrarile din Vanzari si Achizitii, Casa si Banca, Note diverse, Imobilizari, Salariati si Raport Z, atunci cand se conteaza pe conturi de venituri sau cheltuieli. Daca exista centre definite, iar o nota contabila diversa este salvata fara selectarea unuia, programul afiseaza un avertisment, ceea ce reduce riscul ca unele cheltuieli sa ramana nealocate.
Salarii repartizate automat
Salariatii sunt alocati pe centre sau subcentre de cost din sectiunea Salariati, la Detalii contract, cu precizarea lunii de la care intra in vigoare repartizarea sau transferul. La blocarea statului de plata, notele contabile sunt generate separat pentru fiecare centru sau subcentru, in functie de modul in care sunt inregistrati angajatii.
Amortizarea urmarita pe locul de folosinta
Imobilizarilor li se poate atribui un centru de cost chiar la inregistrarea din Achizitii sau ulterior, din Registru imobilizari . In cazul mutarii unui mijloc fix, amortizarea calculata pana atunci ramane pe vechiul centru, iar cea ulterioara trece pe noul centru, exact cum presupune o analiza corecta a costurilor.
Avantajele pentru contabili
- Rapoarte de gestiune fara tabele paralele. Daca repartizarea se face direct la inregistrare, nu mai sunt necesare fisiere Excel separate, reconstruite manual la fiecare cerere a clientului.
In SmartBill Conta, in sectiunea de Rapoarte, exista raportul Lista tranzactii pe centre de cost in care se pot regasi tranzactiile inregistrate pe fiecare centru de cost.
- Raspunsuri rapide la intrebarile administratorului. O intrebare precum „cat a costat punctul de lucru nou in primele trei luni?” primeste raspuns in cateva minute.
- Mai putine erori. Informatia este introdusa o singura data, la sursa, si este reutilizata in toate rapoartele.
- Valoare adaugata pentru client. Pentru un cabinet de contabilitate, raportarea pe centre de cost este un serviciu care poate diferentia oferta.
- Suport pentru decizii fiscale si de structura. Datele pe activitati sustin analizele privind deschiderea sau inchiderea unor puncte de lucru, reorganizarile ori separarea activitatilor.
Avantajele pentru gestionari si manageri
- Vizibilitate asupra consumurilor. Este vizibil ce s-a consumat, unde si cu ce cost, nu doar ce a iesit din stoc.
- Identificarea pierderilor. Diferentele neobisnuite intre centre (de exemplu, un consum de materiale mult mai mare intr-o locatie) ies imediat in evidenta.
- Preturi fundamentate. Cunoasterea costului real al unui serviciu sau al unui proiect permite stabilirea unor preturi care acopera efectiv cheltuielile.
- Decizii bazate pe date. Investitiile, angajarile sau reducerile sunt decise pe baza rentabilitatii reale a fiecarei zone din firma.
Cum se organizeaza corect centrele de cost
- Punctul de plecare il reprezinta intrebarile managementului. Structura centrelor trebuie sa raspunda la ceea ce administratorul doreste sa afle: rentabilitatea pe magazine, pe proiecte sau pe clienti.
- Structura trebuie sa ramana simpla. Sunt preferabile 5 centre folosite consecvent in locul a 40 completate la intamplare. Acolo unde este nevoie de detaliu, pot fi folosite subcentre.
- Regulile de alocare se stabilesc de la inceput. Cheltuielile comune (chirie, contabilitate, IT) pot fi lasate pe un centru „administrativ”.
- Repartizarea se face la sursa. Alocarea trebuie realizata in momentul inregistrarii documentului, nu la final de an.
Raportul care centralizeaza totul
Raportul Lista tranzactii pe centre de cost grupeaza toate notele contabile pe centre, iar cele fara centru apar la final, la categoria „Nerepartizate”. Din acelasi raport, tranzactiile selectate pot fi mutate in masa pe alt centru de cost, inclusiv pentru lunile inchise, iar exportul XLS contine o foaie cu totaluri pe centru/subcentru si una fara totaluri.
Concluzie
Centrele de cost transforma contabilitatea dintr-o evidenta care arata doar ce s-a intamplat intr-un instrument care explica de ce s-a intamplat. Pentru contabili, acestea inseamna rapoarte mai rapide si servicii cu valoare adaugata, iar pentru gestionari si manageri inseamna control, responsabilitate si decizii bazate pe cifre reale. Cheia o reprezinta o structura simpla, reguli clare de alocare si un program care permite repartizarea direct la sursa, asa cum este SmartBill Conta.
