Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Cheltuielile mixte, atat in scop de business cat si personale, platite cu cardul firmei sunt o problema la inregistrarea in contabilitate fiinda legislatia cere separarea foarte clara a ceea ce tine de activitatea economica de ceea ce tine de activitatile personale.
Exemple de astfel de situatii
In practica cele mai frecvente cheltuieli mixte (business + personal) platite cu cardul firmei sunt:
- achizitii de la un supermarket pentru firma: produse de curatenie, papetarie, printre care se strecoara si produse alimentare pentru uz personal
- mese, transport si cazari in care nu este clar daca a fost deplasare in interes de serviciu sau un city-break personal
- combustibil utilizat pentru transport in vacanta.
Riscul fiscal pentru aceste achizitii personale se materializeaza mai usor datorita noilor instrumente pe care le are ANAF: e-Factura SAF-T. Aceste instrumente asigura o transparenta totala a achizitiilor si permite identificarea cu usurinta a acelora care nu se potrivesc cu activitatea firmei.
De exemplu :
- produse de machiaj pentru o firma de contabilitate
- achizitii de jucarii sau articole pentru copii pe firma unui SRL de consultanta B2B
- produse alimentare de consum zilnic (cosul saptamanal din supermarket) cumparate constant pe firma unui magazin online.
De ce este problematica utilizarea cardului de firma pentru cheltuieli mixte ?
Folosirea cardului de firma pentru achizitii in scop personal face dificila evidenta contabila deoarece aceste tranzactii nu pot fi pur si simplu omise de la inregistrare. Daca ar fi omise, nu ar mai putea fi reconciliat soldul conturilor de banca cu extrasul bancar.
Aceste tranzactii existand pe extras trebuie obligatoriu inregistrate in contabilitate si mai apoi, trebuie analizate aspectele fiscale aferente.
In plus fata de extras, se primesc facturile in SPV.
Aspecte fiscale legate de aceste cheltuieli mixte
Conform Codului fiscal, sunt deductibile doar cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, adica in legatura directa cu veniturile firmei.
Cheltuielile personale platite de firma nu indeplinesc aceasta conditie. Daca esti in aceasta situatie exista urmatoarele solutii:
I.Returnezi in cel mai scurt timp sumele datorate catre firma
Se primeste prin SPV factura care contine atat cheltuieli personale cat si cheltuieli de firma, in valoare de 1000 lei plus TVA. Cheltuielile personale sunt 300 de lei si restul sunt achizitiile in scopul activitatii firmei.
| Varianta a) nu deducem TVA la achizitiile personale | Varianta a) deducem TVA la achizitiile personale si apoi colectam TVA pentru acestea |
| Inregistrarea facturii primite in SPV: % = 401 Furnizori 1.210 lei 4282 Alte creanțe în legătură cu personalul 363 lei 6xx (contul de cheltuieli aferent) 700 lei 4426 TVA deductibila 147 lei | Inregistrarea facturii primite in SPV: % = 401 Furnizori 1.210 lei 4282 Alte creanțe în legătură cu personalul 300 lei 6xx (contul de cheltuieli aferent) 700 lei 4426 TVA deductibila 210 lei |
| Recuperarea sumei de la salariat: 5121 Conturi la banci in lei = 4282 Alte creanțe în legătură cu personalul 363 lei | Recuperarea sumei de la salariat: 5121 Conturi la banci in lei = 4282 Alte creanțe în legătură cu personalul 363 lei |
| Colectarea TVA 4282 Alte creanțe în legătură cu personalul = 4427 TVA colectata 63 lei |
II.Daca plata este facuta de un angajat si banii nu sunt restituiti societatii, suma se trateaza ca venit salarial si se impoziteaza ca atare
Presupunem ca societatea primeste o factura in suma de 1.000 de lei plus TVA, reprezentand integral o achizitie in scop personal.
Inregistrarea facturii :
4282 Alte creanțe în legătură cu personalul = 401 Furnizori 1.210 lei
Plata prin banca:
401 Furnizori = 5121 Conturi la banci in lei 1.210 lei
Nu deducem TVA, astfel, la final nu avem nici obligatia de a colecta TVA. Alternativ putem deduce TVA la achizitie, dar intervenit ulterior cu o nota contabila de colectare a TVA dedus initial.
Inregistrarea cheltuielii cu avantajul acordat
6421 Cheltuieli cu avantajele in natura acordate salariatilor = 421 Personal-salarii datorate 1.210 lei
Din aceasa suma se retin taxele salariale: CAS, CASS, impozit o data cu calculul salarial
421 Personal-salarii datorate = %
4315 Contributia de asigurari sociale
4316 Contributia de asigurari sociale de sanatate
444 Impozitul pe venituri de natura salariilor
Retinerea avantajului:
421 Personal-salarii datorate = 4282 Alte creante in legatura cu personalul 1210
Important! in aceasta situatie cheltuiala cu avantajul si CAM sunt deductibile insa avem pe de alta parte taxele salariale care nu sunt deloc neglijabile.
III. Plata este efectuata de asociatul care nu este angajat in societate si acesta nu returneaza banii
In acest caz suma va fi tratata ca venit din alte surse si se va retine impozit 16%.
Primirea facturii in SPV :
6xx.nedeductibil = 401 Furnizori
Plata prin banca:
401 Furnizori = 5121 Conturi la banci in lei
Inregistrarea impozitului retinut la sursa:
635.nedeductibil Cheltuieli cu alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate = 446 Alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate
Art.114 din Codul fiscal defineste printre veniturile din alte surse si bunurile si/sau serviciile primite de un participant la persoana juridica, acordate/furnizate de catre persoana juridica in folosul personal al acestuia.
In acest sens societatea va depune declaratia 100 si va declara impozitul retinut la sursa.
Aceste sume nu sunt considerate dividende ci sunt explicit trecute la venituri din alte surse, insa cota de impozitare este aceeasi ca in cazul dividendelor (16%).
Ce trebuie sa mai stim aici ?
Calculul impozitului nu se face aplicand 16% la suma achitata pe extras. Se consindera ca plata efectuata este suma neta, dupa retinerea impozitului adica 84% din valoarea avantajului.
Astfel, valoarea impozitului se calculeaza astfel:
Impozit = Suma platita *16/84
De exemplu, suma platita in interes personal este 1.000 de lei.
Valoarea bruta a avantajului este 1.000 lei * 100/84 = 1.190 lei
Impozitul = 16% *1.190 lei = 190 lei
Putem utiliza alternativ formula: impozit = 1.000 *16/84 lei = 190 lei
Important! Cheltuiala in aceasta situatie, spre deosebire de punctul II este o cheltuiala nedeductibila.
Acelasi tratament fiscal se aplica si in cazul in care achizitiile sunt efectuate de un administrator care nu este asociat si nici nu este remunerat printr-un contract de mandat.
