Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Contul 542 „Avansuri de trezorerie” este utilizat pentru evidența sumelor acordate personalului sau, după caz, terților, în vederea efectuării de plăți în numele entității. Aceste avansuri reprezintă instrumente operaționale frecvent utilizate pentru derularea activităților curente, precum achiziții de bunuri, prestări de servicii sau cheltuieli de deplasare.
Contul 542 este un cont de activ, iar soldul său debitor reflectă avansurile acordate și nedecontate la un moment dat.
Funcționarea contului 542
În debitul contului 542 se înregistrează:
- avansurile de trezorerie acordate:
542 = 5121
- diferențele favorabile de curs valutar aferente avansurilor în valută, stabilite la sfârșitul lunii sau la lichidare:
542 = 765
În creditul contului 542 se înregistrează:
1. Decontarea avansurilor prin achiziții de stocuri
Avansurile justificate prin achiziția de bunuri sunt înregistrate astfel:
301/302/303/308/361/368/371/381/388/401 = 542
2. Cheltuieli efectuate prin avansuri de trezorerie
Avansurile pot fi utilizate pentru diverse cheltuieli operaționale, precum:
- materiale nestocate;
- energie și apă;
- întreținere și reparații;
- prime de asigurare;
- studii și cercetare executate de terți;
- comisioane și onorarii;
- protocol, reclamă și publicitate;
- transport de bunuri;
- deplasări;
- servicii poștale și telecomunicații;
- alte servicii executate de terți.
Înregistrarea contabilă se realizează prin:
602, 604, 605, 611–614, 622–626, 628 = 542
3. Avansuri acordate prin carduri bancare
Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare pentru achiziții sau prestări de servicii, se evidențiază în contul 542 „Avansuri de trezorerie”, utilizând un analitic distinct, pentru o urmărire clară și separată a acestor operațiuni.
4. Avansuri nejustificate și creanțe asupra personalului
Sumele nejustificate sau nedecontate pot fi reclasificate ca:
- 4282 „Alte creanțe în legătură cu personalul”
- sau 461 „Debitori diverși”, în funcție de natura creanței
Înregistrări posibile:
4282 = 542
sau
461 = 542
La data bilanțului, avansurile nedecontate trebuie analizate și încadrate corespunzător în situațiile financiare.
5. Restituirea avansurilor neutilizate
Sumele returnate se înregistrează astfel:
5121 = 542
6. Utilizarea avansurilor pentru alte valori
În situația în care avansurile sunt utilizate pentru achitarea altor valori:
532 = 542
7. Diferențe nefavorabile de curs valutar
Diferențele de curs valutar aferente avansurilor în valută, constatate la sfârșitul perioadei sau la lichidare, se înregistrează:
665 = 542
Reguli privind evidența sumelor acordate
Sumele în numerar puse la dispoziția personalului sau terților pentru efectuarea de plăți în favoarea entității se evidențiază distinct:
- în contul 542 „Avansuri de trezorerie” pentru personal;
- în contul 461 „Debitori diverși” pentru terți.
Tratamentul avansurilor în valută
În cazul plăților efectuate în valută din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc în contabilitate la:
- cursul valutar din data efectuării operațiunii, sau
- cursul din data decontării avansului,
în funcție de politica contabilă aplicată de entitate.
Reclasificarea avansurilor nedecontate la bilanț
Sumele reprezentând avansuri de trezorerie acordate potrivit legii și nedecontate până la data bilanțului se evidențiază, în funcție de natura lor, astfel:
- în contul 461 „Debitori diverși”, sau
- în contul 4282 „Alte creanțe în legătură cu personalul”.
