Prevederile O 1802/2014 cu privire la avansuri – contul 542:
- Sumele în numerar, puse la dispoziția personalului, în vederea efectuării unor plăți în favoarea entității, se înregistrează distinct în contabilitate in contul 542 “Avansuri de trezorerie”
- Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare în vederea plății unor achiziții sau prestări de servicii, se evidențiază în contul 542 “Avansuri de trezorerie”/analitic distinct.
Obligatia de inchidere a acestui cont la final de an:
Sumele reprezentând avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii și nedecontate până la data bilanțului, se evidențiază în contul de debitori diverși (461 “Debitori diverși”) sau creanțe în legătură cu personalul (4282 “Alte creanțe în legătură cu personalul”), în funcție de natura creanței.
In SmartBill Conta, gestionarea avansurilor si a deconturilor in general se face in modulul de casa banca
Aici se tine evidenta deconturilor pe fiecare angajat in parte.
Din aceasta sectiune se pot adauga deconturi:
Sume acordate: pentru fiecare linie din aceasta sectiune se genereza note contabile. Sunt note de tipul 542x = cont de trezorerie (casa / banca). Aici se trec:
- sumele care se acorda angajatului ca avans (initial sau suplimentar)
- sumele care se acorda angajatului ca decontare
In Sume decontate se trec:
- sumele care au fost decontate de catre angajat
Formularul evidentiaza sumele s-au acordat, totalul decontat si restul de decontat.
In sectiunea Raport deconturi se pot regasi toate deconturile, cu sumele ramase de decontat pe fiecare titular.
Acesta este un raport foarte util pentru verificarile periodice dar si pentru inventarierea de la final de an.
Functiunea contului 542
Cu ajutorul acestui cont se ține evidența avansurilor de trezorerie.
Contul 542 “Avansuri de trezorerie” este un cont de activ.
În debitul contului 542 “Avansuri de trezorerie” se înregistrează:
- avansurile de trezorerie acordate (531);
- diferențele favorabile de curs valutar aferente avansurilor de trezorerie în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (765).
În creditul contului 542 “Avansuri de trezorerie” se înregistrează:
- avansurile de trezorerie justificate prin achiziția de stocuri, inclusiv diferențele de preț nefavorabile aferente (301 la 303, 308, 361, 368, 371, 381, 388, 401);
- cheltuieli reprezentând valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie și apă, întreținere și reparații, primele de asigurare, studii și cercetare executate de terți, comisioane și onorarii, protocol, reclamă și publicitate, transport de bunuri, deplasări, poștale și telecomunicații, alte servicii executate de terți (602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626, 628);
- sume reprezentând avansuri nejustificate (428);
- sumele reprezentând avansuri de trezorerie, nedecontate până la data bilanțului (461, 428);
- sume restituite în numerar reprezentând avansuri de trezorerie neutilizate (531);
- sume utilizate pentru achitarea altor valori (532);
- diferențele nefavorabile de curs valutar, aferente avansurilor de trezorerie în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar sau la lichidarea acestora (665).
Soldul contului reprezintă sumele acordate ca avansuri de trezorerie, nedecontate.
Contul 542 trebuie să fie zero la sfârșitul anului pentru a respecta principiul potrivit căruia avansurile acordate și nejustificate nu pot rămâne în contul de trezorerie.
