Trecerea la SmartBill Conta este mult mai usoara daca iti pregatesti corect importul datelor initiale: balanta de deschidere, partenerii si stocurile. Scopul este sa incepi operarea in noul program cu o situatie contabila corecta si cu nomenclatoarele deja pregatite.
1. Inainte de import, ce trebuie sa verifici?
In SmartBill Conta, importul datelor initiale se face dupa setarea primei luni de operare si inainte sa incepi sa inregistrezi documente curente. Daca ai operat intr-un alt program, ultimul luna importata trebuie sa fie inchisa in vechiul soft, deoarece nu vei mai putea face inchiderea ei in SmartBill.
Daca alegi importul prin fisiere Excel, aplicatia iti va cere sa incarci o balanta pentru perioada 01.01 a anului curent pana la ultima zi a lunii anterioare inceperii operarii in SmartBill Conta. Sistemul pune la dispozitie modele de fisiere Excel care trebuie respectate ca structura si nu trebuie sa contina randuri goale.
2. Variantele de import al datelor initiale
SmartBill Conta iti ofera doua variante principale de import al datelor initiale: dintr-un alt program de contabilitate sau prin fisiere Excel. Daca lucrezi deja in Saga, poti importa arhiva generata de Saga, iar in restul situatiilor vei folosi sabloane Excel pentru balanta, parteneri si alte informatii initiale.
- Import din aplicatia Saga – pe baza arhivei ZIP exportate.
- Import prin Excel – folosind fisiere model descarcate din SmartBill Conta, pentru balanta si pentru diverse nomenclatoare.
3. Importul balantei de deschidere
3.1. Setarea primei luni de operare
Primul pas este sa stabilesti luna de la care vrei sa lucrezi efectiv in SmartBill Conta. Dupa setare, aplicatia iti va cere o balanta pentru perioada de la 01.01 pana la finalul lunii anterioare, pentru a putea constitui balanta de deschidere.
Recomandare
- alege ca prima luna de operare prima luna neinchisa in vechiul program.
- verifica inainte de export daca balanta din vechiul soft este echilibrata si daca analiticele importante (401, 411, 371, 512 etc.) sunt corelate cu situatiile detaliate.
3.2. Importul din Saga (daca e cazul)
Daca foloseai Saga, poti importa direct arhiva ZIP a bazei de date:
- Accesezi Configurari > Configurari firma client > Import date initiale.
- Alegi optiunea „Importa din actuala aplicatie de Conta” si incarci fisierul ZIP exportat din Saga.
- Setezi ultima luna pentru care faci importul, avand grija ca acea luna sa fie inchisa in Saga.
In aceasta varianta, datele din articole contabile sunt preluate in SmartBill Conta sub forma de Note contabile diverse. Acest lucru iti permite sa pastrezi istoricul pana la data de start in noul program.
3.3. Importul balantei prin Excel
Daca nu vii din Saga, folosesti importul prin Excel:
- Setezi prima luna de operare in SmartBill
- Din zona de import date initiale, descarci modelul Excel pentru balanta.
- Completezi fisierul cu soldurile conturilor, exact cum apar in balanta verificata din vechiul program.
- Ai grija sa nu lasi randuri goale si sa nu modifici ordinea sau structura coloanelor din fisier.
- Incarci fisierul completat in SmartBill Conta si confirmi importul.
Dupa import, verifici ca balanta de deschidere corespunde cu balanta de inchidere din vechiul program (total debite = total credite si solduri corecte pe conturile cheie).
4. Importul partenerilor (clienti si furnizori)
Odata ce ai balanta de deschidere, urmatorul pas logic este importul nomenclatorului de parteneri. Scopul este sa nu pierzi timp introducand manual fiecare client sau furnizor, mai ales daca ai un volum mare de parteneri activi.
4.1. Pregatirea fisierului cu parteneri
In SmartBill Conta poti folosi un fisier Excel pentru a importa masiv partenerii. De regula, pasii sunt:
- Descarci modelul de fisier Excel pentru parteneri din zona de import date initiale sau din nomenclatorul de parteneri.
- Expotezi din vechiul program lista de clienti si furnizori si o adaptezi modelului de fisier SmartBill (coloane precum denumire, cod fiscal, tip, adresa, IBAN, etc)
- Ai grija sa completezi campurile obligatorii si sa nu introduci randuri goale la mijlocul tabelului.
Daca lucrezi cu multi parteneri platitori/neplatitori de TVA, poti folosi ocazia importului pentru a curata baza de date si a marca corect acest statut.
4.2. Importul efectiv in SmartBill Conta
Dupa ce ai fisierul pregatit:
- Mergi in sectiunea dedicata partenerilor (Nomenclatoare > Parteneri) sau in zona de Import date initiale, in functie de implementare.
- Alegi optiunea de import din Excel si selectezi fisierul completat.
- Rulezi importul si verifici raportul, pentru a vedea daca exista erori (ex. cod fiscal lipsa sau format gresit, randuri incomplete).
La final, poti verifica pe esantion cativa parteneri mari ca sa te asiguri ca denumirea, codul fiscal si codul de TVA au fost preluate.
5. Importul stocurilor initiale
Daca firma lucreaza cu marfa sau produse finite, importul stocului initial se face in SmartBill Gestiune, dar este esential pentru ca valorile sa corespunda cu cele din contabilitate. SmartBill pune la dispozitie o functionalitate dedicata pentru stocul initial in gestiunile nou create.
5.1. Cand se foloseste importul de stoc initial
Functia de import de stoc initial se foloseste atunci cand:
- Ai deja marfa fizica in depozit sau magazin la momentul intrarii in SmartBill.
- Creezi o gestiune noua in care vrei sa incarci stocurile existente la o anumita data (de regula, data de start in noul program)
Nu folosesti import de stoc initial daca firma e noua si primele stocuri apar ulterior prin NIR-uri, sau daca vrei doar sa adaugi produse fara sa ai efectiv stoc.
5.2. Descarcarea si completarea modelului de stoc initial
Importul se face la nivel de gestiune, din Nomenclatoare > Gestiuni, prin butonul dedicat importului de stoc initial. Dupa accesare:
- Apesi butonul de Import stoc initial, apoi „Descarca model” pentru a obtine fisierul Excel aferent tipului de gestiune (cantitativ-valorica sau global-valorica)
- Nu modifici structura fisierului (ordinea si numarul coloanelor trebuie pastrate).
In modelul de import vei completa, in functie de tipul gestiunii, informatii precum:
- Cod produs (daca folosesti coduri interne)
- Denumire produs
- Stoc (cantitatea fizica existenta; trebuie sa fie mai mare decat zero)
- Unitate de masura
- Pret de achizitie (la gestiunea cantitativ-valorica)
- Pret de vanzare cu TVA si procent de TVA (la gestiunea global-valorica)
Daca vrei doar sa incarci nomenclatorul de produse fara stoc, se recomanda sa folosesti importul in Nomenclatoare > Produse, nu importul de stoc initial.
5.3. Importul si verificarea stocului
Dupa completarea fisierului:
- Revii in fereastra „Import stoc initial” si folosesti butonul „Incarca fisier” pentru a importa datele.
- Verifici daca stocurile apar corect in gestiune (cantitati si valori) pentru cateva produse cheie.
Daca ai gresit importul si nu ai apucat sa emiti documente de intrare/iesire, poti folosi butonul „Sterge import initial” din dreptul gestiunii. Daca insa exista deja documente pe gestiune, importul initial nu mai poate fi sters pana nu sunt sterse documentele respective.
6. Coerenta intre balanta, parteneri si stocuri
Dupa ce ai importat balanta, partenerii si stocurile, este important sa verifici coerenta globala a pozitiilor contabile. Soldurile pe conturile de clienti, furnizori, stocuri si banca/ casa trebuie sa fie aliniate cu situatiile detaliate (fise partener, fise de gestiune, extrase bancare etc.).
7. Greseli frecvente si cum le eviti
In practica, cele mai frecvente probleme apar din neglijarea structurii fisierelor Excel, din balante neinchise sau din folosirea gresita a importului de stoc initial. Ca sa eviti blocajele:
- Nu lasa randuri goale in fisierele Excel de import si nu modifica ordinea coloanelor.
- Asigura-te ca lunile importate sunt inchise in vechiul program inainte de a importa arhiva.
- Nu folosi importul de stoc initial daca deja ai emis documente pe gestiunea respectiva.
