In ultimii ani, tot mai multe afaceri mici au ajuns sa vanda simultan prin mai multe canale: magazin online, punct de lucru fizic, marketplace, plati cu cardul, transfer bancar sau numerar. Acest lucru este excelent pentru cresterea cifrei de afaceri, dar complica evidenta contabila: avem facturi, bonuri fiscale, plati online, comisioane de procesare, deconturi de la procesatori, raportari lunare si, peste toate, nevoia de a reconcilia corect sumele inregistrate.
Daca nu exista un flux clar si un sistem de lucru disciplinat, antreprenorul si contabilul ajung rapid intr-o zona problematica: documente uitate, vanzari neinregistrate la timp, diferente intre extrasele bancare, rapoartele din platforma de plati si evidenta interna.
De ce reconcilierea veniturilor este atat de dificila
In teorie, fluxul e simplu: vinzi un produs sau un serviciu, emiti documentul, incasezi, inregistrezi in contabilitate. In practica, lucrurile se complica atunci cand:
- vinzi pe mai multe canale (site, fizic, marketplace, social media);
- folosesti mai multe modalitati de incasare (numerar, card, transfer, plati recurente);
- documentele nu sunt emise sau transmise la timp catre contabil;
- nu exista o evidenta unitara a incasarilor si a comisioanelor percepute de procesatorii de plati.
Greseli frecvente in organizarea veniturilor
In practica, la nivelul firmelor, apar cateva tipare de greseli:
- Emiterea de facturi „retroactive”, cand e deja final de luna.
- Lipsa corelarii intre bonurile fiscale si facturile emise pentru acelasi client, mai ales in comertul cu amanuntul.
- Neinregistrarea completa a veniturilor din plati online, din cauza lipsei unui raport central care sa grupeze incasarile pe tipuri de tranzactii.
- Documente dispersate: facturi in mai multe aplicatii, extrase bancare intr-un folder, rapoarte din platforma de plati in alt folder, iar contabilul trebuie sa „reconstruiasca” imaginea de ansamblu.
Utilizatorii SmartBill au acces la cateva facilitati care ii ajuta in acest proces. In SmartBill se centralizeaza facturarea, gestiunea si contabilitatea intr un singur sistem online, astfel incat fluxul de venituri, stocuri si documente sa fie complet, ordonat si usor de urmarit.
Organizarea veniturilor si facturarea
SmartBill permite emiterea rapida de facturi, proforme, bonuri si alte documente de vanzare, toate in acelasi sistem, cu integrare e-Factura catre ANAF.
Veniturile pot fi analizate prin rapoarte de vanzari pe produse, clienti, perioade, astfel incat cifra de afaceri si incasarile sa fie vizibile la zi, inclusiv din aplicatia mobila.
Gestionarea stocurilor si cheltuielilor
Programul de gestiune SmartBill ofera evidenta automatizata a intrarilor si iesirilor de stoc, generare NIR, avize, bonuri, chitante, plus analiza rotatiei si vechimii stocului.
Poti inregistra cheltuieli si plati catre furnizori, vei avea rapoarte de profit pe produs, ceea ce reduce pierderile si erorile in gestiune.
Integrare cu contabilitatea si e Factura
SmartBill Conta preia automat facturile din facturare/gestiune si le inregistreaza in contabilitate, ceea ce scade volumul de munca manuala si riscul de omisiuni.
Solutia are integrare cu RO e Factura, inclusiv din aplicatia mobila, iar o proportie foarte mare de e-facturi este validata de ANAF din prima, fara erori.
Integrare cu magazine online si alte platforme
SmartBill se poate integra prin plugin-uri cu platforme de magazin online (Magento, WooCommerce, PrestaShop, OpenCart) si prin API cu alte aplicatii, ceea ce permite centralizarea vanzarilor din surse multiple.
Astfel, facturarea pentru comenzile online devine automata, iar datele sunt sincronizate in timp real, fara exporturi si importuri manuale.
Mobilitate si acces la date in timp real
Aplicatia mobila SmartBill iti permite sa emiti facturi, sa trimiti e Factura, sa fotografiezi bonuri pentru inregistrarea cheltuielilor si sa vezi rapoarte de facturare si incasari direct de pe telefon.
Sincronizarea in timp real cu celelalte produse SmartBill asigura ca antreprenorul si contabilul lucreaza pe aceleasi date actualizate.
