In cadrul decontarilor cu salariatii, un aspect foarte important il reprezinta inregistrarea deconturilor angajatilor prin care se inregistreaza in contabilitate cheltuielile pe care acestia le angajeaza in numele societatii, fie cheltuieli efectuate pe parcursul unei delegatii.
La intoarcerea din delegatie sau dupa efectuarea unor plati in numele companiei se intocmeste un decont care centralizeaza toate platile efectuate, document care se inregistreaza in contabilitate.
Utilizatorii SmartBill Conta pot inregistra usor aceste deconturi din meniul dedicat situat in sectiunea Casa si banca.
In acest meniu se inregistreaza atat platile de avansuri cat si sumele decontate.
Important!
In acest modul se inregistreaza si diurnele iar in functie de setarile selectate, aceste diurne se vor inregistra si in declaratia 112.
Se poate selecta tipul deplasarii:
- delegare
- detasare sau
- detasare transnationala
Pe de alta parte se selecteaza daca diurna este impozabila sau neimpozabila.
Un mare avantaj este ca dupa efectuarea inregistrarilor, se poate genera si salva decontul in format electronic sau se poate tipari.
Ca documente justificative aferente decontului sunt: facturi, chitante, bonuri, etc.
Diurna nu are la baza un document justificativ.
Orice societate ar trebui sa isi stabileasca prin procedurile proprii modul in care se asigura decontarea cheltuielilor, termenul de prezentare a deconturilor la revenirea din delegatie, si termenul de restituire a sumelor de catre angajati.
Din punct de vedere fiscal, cheltuielile reprezentand indemnizaţia de delegare şi detaşare în altă localitate, în ţară şi în străinătate, în interesul serviciului este deductibila limitat. Limita este de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru instituţiile publice.
Acordarea avansului
Angajatul poate primi un avans inainte de a efectua deplasarea, urmand ca la reintoarcerea din deplasare sa cumuleze toate cheltuielile antrenate inclusiv diurna.
Daca suma cheltuielilor plus diurna este mai mica decat avansul acordat atunci angajatul va primi diferenta, iar daca raportul de marime este invers, angajatul va trebui sa restituie surplusul.
