Gestiunea stocurilor reprezinta ansamblul activitatilor prin care se asigura evidenta, controlul si utilizarea eficienta a bunurilor materiale aflate in patrimoniul unei unitati economice. O parte esentiala a acestei activitati o constituie documentele de gestiune, care au rolul de a inregistra miscarea, transformarea si existenta stocurilor la un moment dat. Aceste documente stau la baza evidentei contabile si permit urmarirea fluxului de materiale, marfuri sau produse finite.
In SmartBill Gestiune societatile pot sa tina o evidenta precisa a stocurilor: achizitii, vanzari, transferuri si sa genereze documentele contabile aferente.
In acest sens exista mai multe sectiuni:
1.Achizitii:
2.Transferuri, inventare, consum:
3. Vanzari
Principalele documente utilizate in gestiunea stocurilor
Exista mai multe tipuri de documente care se pot utiliza in gestiunea stocurilor. In SmartBill acestea sunt generate automat cand sunt introduse tranzactiile in contabilitate.
1.Nota de receptie si constatare de diferente (NIR)
Se intocmeste la primirea bunurilor pentru a verifica cantitatea si calitatea acestora. Serveste la inregistrarea in gestiune si la evidentierea eventualelor diferente fata de documentele de livrare.
2. Bon de predare, transfer, restituire
Se foloseste pentru miscarile interne de materiale intre gestiuni sau sectii. Asigura evidenta predarii, transferului sau restituirii bunurilor.
3. Bon de consum
Se intocmeste pentru eliberarea materialelor din depozit catre sectiile de productie. Justifica iesirea din gestiune si consumul efectiv de materiale.
4. Dispozitie de livrare
Autorizeaza livrarea marfurilor catre clienti, pe baza unei comenzi sau contract. Este documentul care sta la baza intocmirii avizului de insotire a marfii.
5. Aviz de insotire a marfii
Insoteste bunurile pe durata transportului de la furnizor la beneficiar. Dovedeste legal circulatia marfurilor pana la emiterea facturii.
6. Fisa de magazie
Se completeaza de gestionar pentru fiecare articol de stoc. Evidentiaza zilnic intrarile, iesirile si soldul existent al bunurilor.
7. Lista de inventariere
Se intocmeste la verificarea fizica a stocurilor din gestiune. Contine cantitatile constatate si serveste la compararea cu evidenta scriptica.
Documentele utilizate în gestiunea stocurilor reprezintă instrumente esențiale pentru asigurarea unei evidențe corecte și a unui control eficient al bunurilor materiale. Fie că este vorba de achiziții, transferuri, consum sau vânzări, fiecare document are un rol clar în înregistrarea și urmărirea fluxului de materiale. Utilizarea corectă a acestora nu doar că facilitează gestionarea zilnică a stocurilor, dar asigură și conformitatea cu cerințele contabile și legale. Prin intermediul aplicațiilor moderne, precum SmartBill Gestiune, întreg procesul devine mai transparent, rapid și precis, contribuind la optimizarea activității economice a societății.
