Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Potrivit HG nr. 295/2025, angajatorii au obligatia sa intocmeasca un dosar personal pentru fiecare salariat. Acesta trebuie pastrat la sediul angajatorului sau la sediul secundar competent. Trebuie sa il puna la dispozitia inspectorilor de munca la cerere.
Dosarul de personal in 2026: format fizic vs. dosar electronic
Digitalizarea relatiilor de munca prin REGES-ONLINE nu elimina obligatia angajatorului de a avea dosar de personal pentru fiecare salariat. Dimpotriva, HG nr. 295/2025 mentine aceasta obligatie si clarifica situatiile in care dosarul poate exista in format fizic sau in format electronic.
In 2026, discutia nu mai este daca dosarul personal ramane obligatoriu, ci cum trebuie organizat corect. Scopul este ca documentele de personal sa sustina informatiile transmise in registru si sa poata fi prezentate la control. Art. 8 din HG nr. 295/2025 arata clar ca dosarul personal ramane un element central in administrarea raporturilor de munca.
Obligatia de intocmire si pastrare
Angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare salariat incadrat cu contract individual de munca. Dosarul trebuie pastrat in bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar, daca acestuia i-a fost delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea contractelor individuale de munca.
Totodata, dosarul trebuie prezentat inspectorilor de munca atunci cand acestia il solicita. Prin urmare, indiferent de forma lui, fizica sau electronica, dosarul de personal trebuie sa fie complet, usor de identificat si disponibil pentru verificare.
Ce trebuie sa contina dosarul de personal
Conform art. 8 alin. (3) din HG nr. 295/2025, dosarul personal al salariatului trebuie sa cuprinda cel putin :
- actele necesare angajarii
- contractul individual de munca
- actele aditionale si
- celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca
- actele de studii sau certificatele de calificare, precum si
- orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in Registru.
Dosarul personal este suportul probator pentru datele raportate in REGES-ONLINE. Cu alte cuvinte, ceea ce se transmite in registru trebuie sa fie sustinut de documente aflate in dosarul salariatului.
Dosarul fizic
Dosarul fizic ramane forma clasica de organizare a documentelor de personal. In acest caz, documentele sunt semnate olograf, pastrate pe suport hartie si arhivate la sediul angajatorului sau la sediul secundar competent.
Aceasta varianta este in continuare perfect valabila in 2026, atat timp cat angajatorul respecta obligatiile de pastrare, securitate si prezentare la control. Pentru multe companii mici si medii, dosarul fizic ramane solutia cea mai simpla, mai ales atunci cand fluxurile de HR nu sunt complet digitalizate.
Dosarul electronic
HG nr. 295/2025 prevede expres, la art. 8 alin. (2), ca in situatia in care partile au optat sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar de personal in format electronic.
Prin urmare, dosarul electronic nu este doar o optiune de comoditate, ci devine o consecinta fireasca a folosirii semnaturii electronice in raporturile de munca. In acest caz, documentele nu mai sunt doar scanate pentru uz intern, ci fac parte dintr-un dosar electronic care trebuie organizat si pastrat conform regulilor aplicabile arhivarii documentelor in forma electronica.
“In situația în care părțile au optat să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, angajatorii prevăzuți la art. 1 au obligația de a întocmi un dosar de personal în format electronic, cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor în formă electronică, care va fi pus la dispoziția inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.” (art. 8 alin.(2) HG 295/2025)
Diferenta dintre cele doua formate
Din punct de vedere juridic, atat dosarul fizic, cat si dosarul electronic trebuie sa poata demonstra legalitatea raportului de munca si corectitudinea datelor introduse in REGES-ONLINE. Diferenta consta in suportul documentelor, modul de semnare si cerintele de arhivare.
Dosarul fizic presupune documente pe hartie, semnaturi olografe si pastrare fizica la sediu. Dosarul electronic presupune documente semnate electronic si pastrate intr-un sistem care respecta regulile arhivarii electronice, astfel incat documentele sa poata fi puse la dispozitia inspectorilor de munca la solicitare.
Accesul salariatilor sau fostilor salariati la documentele din dosarul personal
HG nr. 295/2025 stabileste si obligatii clare privind accesul salariatilor sau fostilor salariati la documentele din dosarul personal. La solicitarea scrisa a salariatului sau a fostului salariat, angajatorul este obligat sa elibereze copii ale documentelor existente in dosarul personal in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.
De asemenea, la incetarea activitatii salariatului, angajatorul trebuie sa ii elibereze o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din Registru, certificat prin semnatura, in conditiile legii. Aceste obligatii exista indiferent daca dosarul este pastrat fizic sau electronic.
Riscuri si sanctiuni
HG nr. 295/2025 sanctioneaza distinct nerespectarea regulilor privind dosarul personal. Incalcarea obligatiei de a pastra dosarul personal la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar competent constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei.
Totodata, incalcarea obligatiilor privind eliberarea copiilor de pe documente, a adeverintelor si a extraselor pentru salariati sau fosti salariati se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 lei la 5.000 lei.
