Una dintre cele mai importante componente ale gestiunii interne este evidenta analitica a furnizorilor si clientilor – un instrument important pentru controlul fluxurilor financiare si pentru luarea deciziilor corecte in timp util.
Ce presupune evidenta analitica?
Evidenta analitica reprezinta detalierea inregistrarilor contabile pe fiecare partener de business, in functie de soldurile si operatiunile derulate. Practic, in loc sa avem doar o imagine globala a datoriei totale catre furnizori sau a creantelor de incasat de la clienti, evidenta analitica permite urmarirea sumelor individual, pe fiecare furnizor sau client.
In O 1802/2014 se mentioneaza la pct.329 urmatoarele: contabilitatea furnizorilor si clientilor, a celorlalte datorii si creante se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica. In acest sens, in contabilitatea analitica, furnizorii si clientii se grupeaza astfel: interni si externi, iar in cadrul acestora pe termene de plata, respectiv de incasare.
In cadrul conturilor de furnizori si clienti, se grupeaza distinct datoriile si creantele rezultate din tranzactiile cu clauze de rezerva de proprietate.
Asadar orice firma are responsabilitatea de a:
- tine evidenta distincta a furnizorilor si clientilor;
- asigura corelarea soldurilor contabile sintetice (conturi 401 „Furnizori”, 411 „Clienti” etc.) cu detalierea analitica;
- prezenta, la nevoie, situatiile detaliate pentru verificarile interne sau pentru controalele autoritatilor fiscale.
In SmartBill evidenta partenerilor se poate urmari atat in facturare gestiune cat si contabilitate.
In modulul de facturare, regasim sectiunea parteneri in care sunt datele detaliate ale acestora:
In sectiunea de Rapoarte, se pot regasi informatii importante cu privire la situatia platilor sau sumele de incasat pe clienti.
In modulul de contabilitate regasim in oglinda informatiile referitoare la sumele de incasat sau de platit pentru clienti/furnizori.
Este important atunci cand se opereaza note contabile referitoare la incasari sau plati sa fie bifate facturile care se incaseaza sau se achita. Acest pas este foarte important pentru a putea urmari facturile neincasate/neplatite din sectiunea corespunzatoare a SmartBill.
Este importanta si verificarea periodica a corespondentei dintre rapoartele din gestiune si cele din contabilitate, chiar daca datele se transfera automat prin sincronizare din facturare-gestiune inspre contabilitate.
Utilitate practica a evidentei analitice
Dincolo de obligatiile legale, evidenta analitica ofera si informatii importante:
- Controlul fluxului de numerar – stim exact ce sume avem de incasat si ce datorii trebuie achitate;
- Reducerea riscurilor – putem identifica clientii care intârzie la plata si furnizorii cu termene stricte;
- Planificare financiara corecta – bazata pe date concrete, nu pe estimari generale;
- Imbunatatirea relatiilor comerciale – printr-o transparenta mai buna in gestiunea datoriilor si creantelor;
- Suport pentru decizii manageriale – evaluarea corecta a partenerilor de afaceri si stabilirea unor conditii de colaborare avantajoase.
Evidenta analitica a furnizorilor si clientilor nu este doar o formalitate contabila, ci un instrument strategic pentru orice companie care doreste sa-si pastreze sanstatea financiara si sa creasca sustenabil. Printr-o organizare riguroasa si, ideal, prin utilizarea unor solutii digitale dedicate, firmele isi pot proteja lichiditatile si pot construi relații comerciale mai solide si mai profitabile.
