Inchiderea unei luni contabile este un pas important in contabilitatea unei firme, indiferent de dimensiunea acesteia. Inainte de a trece la luna urmatoare, este recomandat sa verifici daca documentele au fost inregistrate corect, daca exista diferente sau operatiuni nefinalizate si daca informatiile din contabilitate sunt complete.
Cu SmartBill Conta, o parte importanta din aceste verificari poate fi realizata mai usor, prin centralizarea documentelor si a informatiilor contabile.
Iata ce ar trebui sa verifici la finalul fiecarei luni:
1. Verifica daca toate documentele au fost inregistrate
Primul pas este sa te asiguri ca toate documentele aferente lunii au ajuns in contabilitate.
Verifica, in functie de activitatea firmei:
- facturile emise;
- facturile primite;
- bonurile si documentele de achizitie;
- extrasele bancare;
- documentele de casa;
- avansurile;
- documentele privind salariile;
- alte documente justificative.
O factura sau un document lipsa poate influenta soldurile conturilor, TVA-ul si profitul. De aceea, este util sa faci aceasta verificare inainte de a considera luna finalizata.
Daca lucrezi in SmartBill Conta si ai si modulul de facturare si gestiune, inregistrarea facturilor se poate face automatizat astfel:in SmartBill facturare si gestiune emiti facturile de vanzare si pe de alta parte preiei automat facturile de achizitie din SPV, urmand ca transferul acestora sa se faca prin sincronizare direct in modulul de contabilitate. La fel se transfera datele in cazul incasarilor si platilor.
2. Verifica cum s-au inregistrat facturile emise si primite
Facturile reprezinta o parte importanta a documentelor care trebuie verificata la final de luna.
Verificari:
- datele si valorile documentelor sunt corecte;
- TVA-ul este inregistrat corespunzator;
- Conturile contabile sunt stabilite corespunzator
In cazul unei firme cu un volum mare de documente, o verificare facuta constant, pe parcursul lunii, poate reduce semnificativ timpul necesar la inchidere.
In SmartBill Conta, poti efectua sincronizarea oricat de des doresti, fara riscul de a dubla importul documentelor. O data factura o sincronizare, aplicatia iti permite ca la urmatorul import sa preiei doar documentele care anterior nu au fost sincronizate.
3. Verifica banca si casa
Soldurile din contabilitate trebuie sa fie corelate cu documentele disponibile pentru perioada respectiva.
Pentru conturile bancare, verifica daca extrasele aferente lunii au fost inregistrate si daca soldul contabil corespunde cu informatiile bancare.
In SmartBill Conta prin posibilitatea de a importa extrasul in format csv direct de la banca, contabilizarea devine mult mai usoara, fiindca deja sumele sunt inregistrate si soldurile sunt corecte, neexistand nici o operatiune manuala care ar putea sa genereze erori:
Pentru casa, verifica documentele de incasare si plata si asigura-te ca soldul este justificat de operatiunile inregistrate.
4. Verifica soldurile conturilor
O etapa importanta a inchiderii lunare este analiza soldurilor contabile.
Urmareste in special conturile care pot genera diferente daca anumite documente nu au fost inregistrate sau au fost inregistrate incorect.
Printre verificarile uzuale se pot numara:
- soldurile clientilor;
- soldurile furnizorilor;
- conturile de imobilizari;
- stocurile, daca este cazul;
- conturile privind salariile si obligatiile aferente.
In ce priveste imobilizarile, in SmartBill Conta exista o optiune, Reconciliere imobiliari, care automatizeaza verificarile contabilitate – gestiune imobilizari si identifica tranzactiile care nu se regasesc in “oglida” in una dintre parti:
Scopul este ca fiecare sold sa fie justificat de documentele si operatiunile firmei.
5. Verifica TVA-ul
Daca firma este platitoare de TVA, verificarea TVA-ului este una dintre etapele importante ale inchiderii lunii.
Verificarea TVA-ului se poate face usor pornind de la rapoartele disponibile in aplicatie: rapoarte cu documentele emise, jurnalele de vanzari si de cumparari:
6. Verifica operatiunile recurente
Unele operatiuni apar in mod repetat de la o luna la alta. Tocmai de aceea, ele pot fi usor omise sau tratate mecanic.
In functie de situatia firmei, verifica operatiuni precum:
- amortizarile;
- cheltuielile inregistrate periodic;
- salariile;
- provizioanele, daca este cazul;
- diferentele de curs valutar;
- alte inregistrari recurente.
Lista exacta a verificarilor depinde de activitatea firmei si de tratamentul contabil aplicabil.
In SmartBill Conta urmatoarele operatiuni se realizeaza automat:
- reevaluarea la curs valutar
- amortizarea
- inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli
- inchiderea conturilor de TVA.
Este important insa ca verificarile sa fie adaptate situatiei fiecarei firme. Nu exista o lista universala de operatiuni care sa se aplice identic tuturor companiilor.
Inchiderea lunii nu inseamna doar sa nu mai ai documente de introdus. O inchidere corecta presupune si verificarea informatiilor rezultate: solduri, diferente, documente lipsa, TVA, operatiuni recurente si rapoarte.
Cu o rutina clara si cu ajutorul unui instrument precum SmartBill Conta, procesul poate deveni mai organizat si mai usor de controlat.
