Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Sediul unei societati platitoare de impozit pe profit este intr-un apartament pus la dispozitie printr-un contract de comodat. Apartamentul este utilizat si in scop personal. Se pune intrebarea daca administratorul poate inregistra pe firma, in conditii de deductibilitate, a cheltuielile cu energia electrica consumata, apa si alte utilitati. In ce conditii se pot inregistra aceste cheltuieli pe firma si ce documente se intocmesc?
In situatia de fata facturile de utilitatile sunt emise pe numele persoanei fizice care detine apartamentul.
Deductibilitatea cheltuielilor cu utilitățile pentru un sediu social stabilit într-un apartament dat în comodat
O societate plătitoare de impozit pe profit are sediul social într-un apartament pus la dispoziție de o persoană fizică în baza unui contract de comodat. Se ridică problema dacă administratorul poate înregistra în contabilitatea societății, cu deductibilitate fiscală, cheltuielile aferente utilităților (energie electrică, apă, alte utilități), în condițiile în care facturile sunt emise pe numele persoanei fizice proprietare a apartamentului.
1. Regula generală privind deductibilitatea cheltuielilor
Potrivit art. 25 alin. (1) din Codul fiscal:
„Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice (…)”.
Prin urmare, o cheltuială este deductibilă dacă este efectuată în scopul desfășurării activității economice și este justificată cu documente legale.
2. Limitarea deductibilității pentru sediile stabilite în locuințe personale
În cazul sediilor sociale stabilite în locuințe aparținând persoanelor fizice, este aplicabilă limita de deductibilitate prevăzută la art. 25 alin. (3) lit. k) din Codul fiscal, care stabilește că sunt deductibile în proporție de 50%:
„cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații aferente unui sediu aflat în locuința proprietate personală a unei persoane fizice, folosită și în scop personal, corespunzătoare suprafețelor puse la dispoziția contribuabilului în baza contractelor încheiate între părți”.
Această limitare se aplică inclusiv cheltuielilor cu utilitățile (energie electrică, apă, gaze, internet etc.).
3. Determinarea cheltuielilor aferente activității economice
Determinarea părții de utilități aferente activității societății se realizează pe baza unui criteriu obiectiv, respectiv:
- raportul dintre suprafața pusă la dispoziția societății, conform contractului de comodat;
- și suprafața totală a locuinței.
Cheltuielile cu utilitățile se repartizează proporțional cu acest raport, iar din valoarea rezultată este deductibilă fiscal doar 50%, conform prevederilor legale menționate.
4. Documente justificative necesare
Pentru a putea înregistra aceste cheltuieli în contabilitate, societatea trebuie să dețină următoarele documente:
- contractul de comodat, în care să fie clar menționată suprafața pusă la dispoziția societății;
- facturile de utilități emise pe numele persoanei fizice proprietare;
- un document intern de calcul (de exemplu, o notă de repartizare), din care să rezulte:
- suprafața utilizată de societate;
- metoda de repartizare a cheltuielilor;
- valoarea cheltuielilor alocate societății;
- dovada plății cheltuielilor
5. Concluzie
Societatea poate înregistra cheltuielile cu utilitățile aferente sediului social stabilit într-un apartament dat în comodat, chiar dacă facturile sunt emise pe numele persoanei fizice, cu respectarea următoarelor condiții:
- justificarea cheltuielilor cu documente legale.
- existența unui contract de comodat;
- repartizarea cheltuielilor în funcție de suprafața utilizată;
- aplicarea limitei de deductibilitate de 50%;
