Conform prevederilor legii contabilitatii, răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii.
În vederea efectuării inventarierii, aceste persoane trebuie sa aprobe proceduri scrise, adaptate specificului activităţii, pe care sa le transmita ulterior comisiilor de inventariere.
Situatia firmelor mici care nu au suficient personal pentru a intocmi comisii de inventariere
La entităţile al căror număr de salariaţi este redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. În această situaţie, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective.
Inventarierea şi evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se pot efectua atât cu salariaţi proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare.
Atentie ! Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari.
Prin proceduri interne, entităţile pot stabili ca la efectuarea operaţiunilor de inventariere să participe şi contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective, fără ca aceştia să facă parte din comisie.
Ce se intampla cand firmele nu au nici un salariat ?
În situatia în care entităţile nu au nici un salariat care să poată efectua operaţiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori.
Data efectuarii inventarierii
Entităţile au obligaţia să efectueze inventarierea patrimoniului :
• la începutul activităţii;
• cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării lor
• în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi
• în următoarele situaţii:
a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
b) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
c) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
d) cu prilejul reorganizării gestiunilor;
e) ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
f) în alte cazuri prevăzute de lege.
Inventarierea anuală se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul activităţii fiecărei entităţi. De exemplu, companiile cu activitate complexă, pot face inventarierea si înaintea datei de încheiere a exerciţiului financiar, cu condiţia asigurării valorificării şi cuprinderii rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare anuale întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv. De asemenea, entităţile care au stabilit exerciţiul financiar diferit de anul calendaristic, organizează şi efectuează inventarierea anuală astfel încât rezultatele acesteia să fie cuprinse în situaţiile financiare întocmite pentru exerciţiul financiar stabilit.
Raspunderea gestionara
Toate elementele de natura activelor trebuie să fie date în răspundere gestionară sau în folosinţă, după caz, salariaţilor ori administratorilor entităţii.
Registrul inventar
• este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
• se întocmeşte la înfiinţarea unităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării unităţii, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege, pe bază de inventar faptic.
• in acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.
• in cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.
• se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Externalizarea inventarierii
Inventarierea şi evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se pot efectua atât cu salariaţi proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare.
Afisarea programului de inventariere
Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii se afişează la loc vizibil.
