Pentru un calcul corect al salariilor si al obligatiilor fiscale, este necesara verificarea certificatului medical, a codului de indemnizatie, a bazei de calcul si a modului de suportare a indemnizatiei.
Cadrul legislativ principal este reprezentat de OUG nr. 158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, precum si de Normele de aplicare aprobate prin Ordinul nr. 15/2018/1.311/2017.
Ce verificari uzuale se fac in ce priveste concediile medicale ?
1. Se verifica tipul certificatului: initial sau in continuare
Aceasta distinctie este importanta pentru stabilirea perioadei de incapacitate si pentru determinarea modului de calcul.
Pentru certificatele „in continuare”, trebuie sa existe continuitate cu certificatul anterior. Data acordarii nu poate fi mai mare decat data la care se termina valabilitatea certificatelor de concediu medical acordate anterior pentru aceeasi afecțiune.
Normele prevad reguli specifice inclusiv pentru situatiile in care prima etapa se finalizeaza intr-o zi nelucratoare.
Astfel, conform art 9 alin.(3.4) din Norme, in situatia in care prima etapa a concediului medical pentru incapacitate temporara de munca se finalizeaza intr-o zi nelucratoare, certificatul de concediu medical in continuare poate fi eliberat in prima zi lucratoare care urmeaza, cu incadrarea in limitele maxime prevazute de legislatie, cu consemnarea in mod corespunzator in planul de urmarire a evolutiei bolii.
2. Se verifica codul indemnizatiei
Codul inscris pe certificatul medical determina regimul aplicabil indemnizatiei.
Nu toate concediile medicale au acelasi tratament privind:
- procentul indemnizatiei;
- baza de calcul;
- suportarea indemnizatiei;
- contributiile si impozitul;
- recuperarea sumelor din FNUASS.
Prin urmare, codul indemnizatiei trebuie corelat cu prevederile OUG nr. 158/2005 si cu situatia concreta a salariatului.
3. Se verifica baza de calcul a indemnizatiei
Pentru indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, baza de calcul nu se confunda cu salariul brut din luna in care este acordat concediul medical.
In functie de tipul concediului si de conditiile de stagiu, se analizeaza veniturile care intra in baza de calcul si perioada de referinta prevazuta de OUG nr. 158/2005.
De aceea, istoricul bazelor de calcul si veniturile din lunile anterioare trebuie sa fie corect configurate in aplicatia de salarizare.
4. Se verifica perioada si numarul de zile
Certificatele medicale se acorda pentru o anumita perioada, iar calculul salarial trebuie corelat cu zilele lucratoare aferente lunii.
Este important sa existe concordanta intre: certificatul medical, pontaj, calcul salarial, stat de plata, declaratia D112.
Normele stabilesc inclusiv reguli privind eliberarea certificatelor initiale si a celor in continuare, precum si limitele de acordare pentru anumite tipuri de incapacitate temporara de munca.
5. Atentie la regula aplicabila in perioada 2026-2027
Pentru certificatele de concediu medical eliberate in perioada 1 februarie 2026 – 31 decembrie 2027, indemnizatiile prevazute de OUG nr. 158/2005 se calculeaza si se platesc prin diminuarea cu o zi.
In cazul indemnizatiilor pentru incapacitate temporara de munca, pentru situatiile care intra sub aceasta regula, suportarea de catre angajator se face incepand cu ziua a 2-a pana inclusiv in ziua a 6-a.
Exista insa exceptii prevazute expres de actul normativ, inclusiv pentru anumite categorii de concedii medicale si pentru anumite situatii de spitalizare. De asemenea, in cazul unui episod de boala continuat fara intrerupere, diminuarea se aplica o singura data, indiferent de numarul certificatelor emise pentru acel episod.
Acest aspect este deosebit de important pentru calculul statului de salarii incepand cu luna februarie 2026.
6. Se stabileste corect partea suportata de angajator si partea suportata din FNUASS
Conform regulilor generale din OUG nr. 158/2005, indemnizatiile pentru incapacitate temporara de munca sunt suportate, in conditiile legii, atat de angajator, cat si din bugetul Fondului national unic de asigurari sociale de sanatate.
In practica, trebuie identificata corect suma care reprezinta cheltuiala angajatorului si suma care urmeaza sa fie recuperata.
Prin urmare, concediul medical trebuie analizat nu doar din perspectiva salariului net al angajatului, ci si din perspectiva inregistrarilor contabile si a sumelor de recuperat.
7. Cum se reflecta in SmartBill Conta?
In SmartBill Conta, concediile medicale sunt gestionate in zona de Salarizare, iar informatiile introduse sunt utilizate ulterior in pontaj si in calculul salarial.
Concediile medicale trebuie operate in aplicatie inainte de descarcarea pontajului, pentru ca acestea sa fie preluate corespunzator. In pontaj, zilele lucratoare aferente concediului medical sunt marcate automat cu „CM”.
La calculul salariilor, informatiile din pontaj sunt preluate pentru determinarea drepturilor salariale, inclusiv a concediilor medicale.
De asemenea, in configurarea salariatului exista Istoric baze concedii, sectiune utilizata de aplicatie pentru calcularea valorii zilei de concediu medical.
Aplicatia este actualizata automat cu modificarile legislative in domeniu.
Ultimele actualizari se refera la :
- actualizarea cererii de recuperare a sumelor din FNUASS (Conform Ordinului nr. 909/1.231/2026). Noul formular permite evidențierea separata a indemnizatiilor de concediu medical pentru boala obisnuita (cod 01) in functie de procentul de plata si raportarea diferentelor de indemnizatie din luna anterioara.
- incepand cu luna iulie 2026, declaratia D112 a fost modificata pentru: reducerea sumei netaxabile de la 300 lei la 200 lei pentru salariatii cu salariul minim, concediile medicale pentru care prima zi e neplatita iar diferentele de concediu medical din luna anterioara, sunt prinse in veniturile salariale ale lunii curente. Formularul are, în acest scop, o poziție distinctă în nomenclatorul indemnizațiilor de asigurări sociale, dedicată diferențelor rezultate din recalculare.
- s-au introdus noile exceptii pentru care se platesc toate zilele de concediu medical: concedii medicale eliberate in regim de spitalizare, concedii medicale pentru persoane incluse in programele nationale de sanatate. S-a adaugat in interfata posibilitatea de a marca un concediu medical tip PNS.
- calcul automat al diferentelor de concediu medical din luna anterioara (cod 01), atunci cand episodul de boala se prelungeste in luna curenta si determina cresterea procentului de plata (aplicabil incepand cu luna Iulie 2026). Diferentele sunt incluse in statul de plata al lunii curente, si sunt vizibile in paginile Concedii medicale si Calcul salarii.
