In orice firma exista tranzactii care se repeta lunar, trimestrial sau anual: chirii platite in avans, abonamente, polite de asigurare, mentenanta, servicii pe baza de abonament, chirii incasate anticipat etc.
De ce sunt importante notele repetitive pentru veniturile si cheltuielile in avans?
Daca tratezi fiecare luna de la zero, pierzi timp, cresti riscul de eroare si faci dificila verificarea soldurilor din 471, 472 si 4751.
Notele repetitive sunt, practic, sabloane de articole contabile legate de o anumita perioada si valoare, care pot fi generate automat sau semiautomat, la fiecare inchidere de luna.
Organizarea lor intr-o biblioteca de note asigura respectarea principiului independentei exercitiilor, cu un efort minim la recurente.
Ce sunt cheltuielile si veniturile in avans
Cheltuielile inregistrate in avans (cont 471) reprezinta sume platite sau de platit in exercitiul curent, dar care privesc perioade viitoare.
Veniturile inregistrate in avans (cont 472) reprezinta sume incasate sau de incasat in exercitiul curent, dar aferente perioadelor viitoare.
Pe de alta parte contul 4751 reflecta subventiile guvernamentale pentru investitii care se reiau la venit tot pe baza repetitiva.
Cateva exemple tipice:
- Cheltuieli in avans (471)
- Chirie platita anticipat pe 6–12 luni
- Polite de asigurare pe un an
- Abonamente software, mentenanta, licente anuale
- Comisioane bancare aferente imprumuturilor pe termen lung
- Venituri in avans (472)
- Chirii incasate inainte de perioada de utilizare
- Abonamente incasate anticipat (servicii recurente)
- Servicii facturate pe perioade viitoare, dar platite anticipat
Rolul notelor repetitive este sa transfere luna de luna sumele din 471/472/4751 in conturile de cheltuieli/venituri corespunzatoare.
In SmartBill Conta, “Note repetitive” este o functionalitate dedicata tranzactiilor care se deruleaza pe perioade mai lungi si trec prin conturile 471, 472 si 4751.
Practic, modulul functioneaza ca un scadentar integrat, care stie cat mai ai de descarcat lunar din cheltuieli sau venituri in avans si poate genera automat notele contabile de descarcare.
Notele repetitive se regasesc accesand optiunea “Note diverse” din SmartBill Conta:
O data definite notele se inregistreaza automat, fara a mai fi necesara introducerea lor luna dupa luna:
Cum functioneaza?
Atunci cand aplicatia regaseste contul 471, 472 sau 4751 intr-o inregistrare, se activeaza automat butonul de Configurare:
Aici vor trebuie introduse setarile: contul corespondent pe care se va descarca inregistrarea, tipul cheltuielii, suma, numarul de luni, luna de inceput.
Se poate opta ca inregistrarea notelor sa se faca automat pentru toate perioadele sau sa se inregistreze doar pentru prima luna.
In SmartBill Conta, notele repetitive pot fi vizualizate intr-un raport separat. Acestea pot fi afisate intr-un format simplu sau intr-unul detaliat din Optiunile de afisare.
In formatul simplu, vei regasi urmatoarele date:
- Data inregistrarii notei contabile
- Contul de venit sau cheltuiala in avans
- Contul corespondent ce va fi utilizat la inregistrarea venitului, respectiv a cheltuielii
- Explicatia asa cum a fost completata pe nota inregistrata
- Valoarea pe luna de inregistrat
- Valoarea ramasa de descarcat calculata in functie de perioada afisata
- Ultima inregistrare: data la care se va finaliza descarcarea
- Actiuni: cu ajutorul creionului albastru se pot modifica toate campurile din fereastra deschisa ce apar ca fiind activeLa formatul detaliat se adauga in plus coloana Durata luni, adica acel numar de luni pe care a fost configurata initial descarcarea venitului sau cheltuielii in avans.
Pe baza informatiilor din acest tabel se pot face reconcilieri cu soldul conturilor 471, 472 su 4751 pentru a verifica corectitudinea informatiilor.
Beneficiile practice ale utilizarii notelor repetitive in SmartBill Conta
Folosirea corecta a modulului “Note repetitive” in SmartBill Conta iti aduce cateva avantaje clare in practica:
- Automatizezi descarcarea lunara a cheltuielilor si veniturilor in avans din 471, 472, 4751.
- Ai, intr-un singur loc, un scadentar al acestor sume, cu valoare pe luna, valoare ramasa si data ultimei inregistrari.
- Se relimina riscul de a uita descarcari in anumite perioade.
- Se pot explica usor soldurile din 471/472/4751 pe baza tabelului si a configuratiilor, atat la audit, cat si in dialogul cu antreprenorul.
