Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Una dintre neconformitatile constatate de ITM Salaj in cadrul controalelor desfasurate in luna iulie 2026 vizeaza modul de pastrare a documentelor privind instruirea lucratorilor in domeniul securitatii si sanatatii in munca (SSM).
Potrivit comunicatului ITM Salaj, printre deficientele identificate s-a numarat situatia in care „fisele de instruire individuala insotite de o copie a ultimei fise de aptitudine nu sunt pastrate la locul de munca”.
Pentru angajatori, aceasta cerinta reprezinta o obligatie de evidenta si documentare a activitatii de instruire SSM, iar respectarea ei trebuie verificata inclusiv din perspectiva documentelor disponibile la locul de munca.
Ce trebuie sa contina documentatia SSM
Instruirea lucratorilor in domeniul securitatii si sanatatii in munca trebuie consemnata in fisa de instruire individuala. Documentul reprezinta evidenta instruirilor efectuate si permite verificarea modului in care angajatorul si-a indeplinit obligatiile privind informarea si instruirea personalului.
Fisa de instruire individuala trebuie completata pentru fiecare lucrator si trebuie sa reflecte instruirile efectuate pe parcursul raportului de munca. In document sunt consemnate elementele referitoare la instruire, inclusiv data, durata, tematica si semnaturile persoanelor implicate in procesul de instruire si verificare.
Un element important il reprezinta faptul ca fisa de instruire individuala nu trebuie analizata separat de documentatia medicala privind aptitudinea in munca. Conform normelor aplicabile, aceasta trebuie sa fie insotita de o copie a ultimei fise de aptitudini.
Cine are obligatia de a pastra fisa
Responsabilitatea pentru organizarea activitatii de securitate si sanatate in munca revine angajatorului. Din punct de vedere operational, fisa de instruire individuala este pastrata de conducatorul locului de munca, potrivit prevederilor aplicabile in materia instruirii SSM.
Documentele trebuie sa poata fi prezentate inspectorilor de munca atunci cand este verificata respectarea obligatiilor privind instruirea lucratorilor.
Prin urmare, nu este suficient ca societatea sa dispuna, in general, de documentele SSM in arhiva sau la sediul administrativ. Evidenta trebuie organizata astfel incat documentele aferente lucratorilor sa fie disponibile la locul de munca, in conditiile prevazute de legislatia SSM.
Ce trebuie verificat de angajator
Din perspectiva administrarii documentelor de personal si a conformitatii interne, este recomandata verificarea periodica a urmatoarelor aspecte:
- existenta fisei de instruire individuala pentru fiecare lucrator;
- completarea corespunzatoare a fisei pentru fiecare instruire efectuata;
- existenta semnaturilor necesare;
- pastrarea fisei la locul de munca, potrivit cerintelor legale;
- existenta unei copii a ultimei fise de aptitudini care insoteste fisa de instruire individuala;
- actualizarea documentelor atunci cand exista instruiri noi sau o noua evaluare medicala;
- corelarea documentelor SSM cu situatia reala a lucratorului si cu activitatea desfasurata.
O atentie deosebita trebuie acordata situatiilor in care o societate are mai multe puncte de lucru. In acest caz, organizarea documentelor trebuie sa permita identificarea si prezentarea rapida a fiselor aferente lucratorilor de la fiecare loc de munca.
ITM Salaj a inclus aceasta deficienta intre neconformitatile constatate in urma celor 75 de controale efectuate in luna iulie 2026. Dintre acestea, 20 de controale au vizat domeniul securitatii si sanatatii in munca.
Consecințele pentru angajator
În cazul în care, la control, inspectorii constată că obligațiile privind instruirea SSM și documentarea acesteia nu sunt respectate, angajatorul poate primi sancțiune contravențională, în funcție de încadrarea juridică a abaterii. Legea nr. 319/2006 prevede contravenții și sancțiuni pentru încălcarea obligațiilor în materia securității și sănătății în muncă
În plus față de amendă, inspectorul de muncă poate dispune măsuri obligatorii pentru remedierea neconformității, cu termen de îndeplinire.
