Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Ordinul de deplasare, cunoscut si sub denumirea de delegatie, este unul dintre cele mai utilizate documente in practica contabila si de resurse umane. Desi digitalizarea si simplificarea procedurilor au redus rolul sau formal in unele situatii, acest document continua sa fie relevant in anumite contexte fiscale si operationale.
Ce este ordinul de deplasare
Ordinul de deplasare este un document intern prin care angajatorul dispune trimiterea unui salariat in delegatie, in interes de serviciu, intr-o alta localitate decat cea in care isi desfasoara activitatea in mod obisnuit.
Acesta serveste ca:
- dovada a delegarii salariatului
- baza pentru acordarea diurnei
- justificare pentru decontarea cheltuielilor de transport si cazare
- document suport in contabilitate
Utilizarea acestui document este corelata cu prevederile:
- Codului muncii (delegarea si detasarea)
- Codului fiscal (privind tratamentul diurnei si cheltuielilor deductibile)
Cand se foloseste ordinul de deplasare
In 2026, ordinul de deplasare este necesar in urmatoarele situatii:
- pentru justificarea acordarii diurnei
- in cazul controalelor ANAF, ca dovada a deplasarii in interes de serviciu
- pentru decontarea cheltuielilor de transport si cazare
Nu este obligatoriu formatul tipizat. Se poate tine in format electronic.
Prevederile Ordinului 2634/2015 referitoare la ordinul de deplasare
Documentul servește ca:
- dispoziție către persoana delegată să efectueze deplasarea pe teritoriul țării;
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se întocmește pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum și pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar. În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferența de primit de către titularul de avans se întocmește Dispoziție de plată către casierie.
În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziție de încasare către casierie.
In practica, multe firme folosesc versiuni simplificate sau digitale ale acestui document.
Este obligatoriu in format fizic?
Nu. Ordinul de deplasare poate fi:
- pe hartie
- in format electronic
- integrat in sisteme interne (software)
Important este sa existe trasabilitate si dovada clara a deplasarii.
Legatura cu diurna si tratamentul fiscal
Din punct de vedere contabil, cel mai important rol al ordinului de deplasare este justificarea diurnei. Acordarea diurnei nu are la baza alt document justificativ decat delegatia.
Fara documente justificative (inclusiv ordin de deplasare sau echivalent), exista riscul ca diurna sa fie considerata venit salarial,sa se calculeze impozit si contributii sociale.
