Pontajul si foaia de prezenta reprezinta atat o formalitate interna pentru societatile cu angajati cat si o obligatie legala verificata aproape la fiecare control al Inspectiei Muncii. Multi angajatori cred ca este suficienta o foaie lunara cu „prezent” si „absent”, insa legea cere altceva: evidenta zilnica a orelor, cu ora de incepere si ora de sfarsit a programului.
Ce spune legislatia despre evidenta timpului de munca
Temeiul principal este art. 119 alin. (1) din Codul muncii care arata ca angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
Pentru salariatii mobili si pentru cei care presteaza munca la domiciliu, permite ca modul de evidenta sa fie stabilit prin acord scris cu salariatul, in functie de activitatea specifica desfasurata. Obligatia nu dispare in telemunca, doar se adapteaza: modul de evidenta si de control al timpului de lucru se stabileste in contract, iar datele trebuie sa fie accesibile imediat la control.
Sanctiunea pentru nerespectarea acestei prevederi este prevazuta la art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul muncii: incalcarea obligatiei de la art. 27 si art. 119 se sanctioneaza cu amenda de la 1.500 lei la 3.000 lei. Pe langa amenda in sine mai exista si alte riscuri asociate:
- suspiciunea de munca nedeclarata;
- depasirea programului la contractele cu timp partial;
- litigiile de munca, in care sarcina probei privind timpul de munca apartine angajatorului.
Ca reper practic, inspectoratele constata frecvent exact aceasta neregula: in foile de prezenta nu sunt evidentiate orele de incepere si de sfarsit ale programului de lucru.
Informatia din aceste foi de prezenta zilnica este centralizata in pontaj, un document mult mai complex. Pe baza pontajului se efectueaza calculul salarial.
Ce trebuie sa apara pe pontaj
Legea nu impune un formular unic, dar impune un continut minim. Un pontaj corect cuprinde de regula:
Date de identificare
- denumirea si codul fiscal al angajatorului;
- luna si anul la care se refera evidenta;
- numarul de zile si de ore lucratoare ale lunii;
- numele, prenumele si CNP-ul fiecarui salariat;
- norma de lucru si tipul normei (ore/zi, ore/saptamana, ore/luna).
Evidenta orelor:
- orele efectiv lucrate, nu cele teoretice din contract;
- orele suplimentare, separat pe luni-vineri, sambata-duminica si sarbatori legale;
- orele de noapte si orele lucrate in weekend, pentru care se acorda sporuri;
- zilele nelucratoare, weekendurile si sarbatorile legale, marcate distinct.
Absentele si suspendarile
Se marcheaza pe zile, cu simboluri explicate intr-o legenda: concediu de odihna, concediu medical, concediu fara plata, absente nemotivate, zile libere platite, delegatie, concediu pentru formare profesionala, suspendare, somaj tehnic.
Totaluri si corelari
- totalul orelor lucrate, al zilelor de concediu si al fiecarui tip de absenta;
- numarul de tichete de masa cuvenite, daca se acorda;
- corelarea cu statul de plata, cererile de concediu, orele suplimentare aprobate, programul din contract, regulamentul intern si inregistrarile de acces pe cartela, unde exista
Cum se poate tine pontajul
Pe hartie
Pontajul in format fizic are ca dezavantaj faptul ca se pierde usor si este greu de centralizat cand firma are mai multe puncte de lucru.
In format electronic
Un exemplu de pontaj in format electronic este cel realizat in SmartBill Conta.
In SmartBill Conta, pontajul face parte din modulul de salarizare si se lucreaza in trei pasi: descarcare, editare, import.
Pasul 1: descarcarea machetei
Din pagina Calcul salarii se selecteaza luna si se descarca pontajul. Se obtine un fisier Excel cu doua foi de calcul, pontaj si condica de prezenta, precompletat cu salariatii activi, orele lucrate, programul de lucru, concediile medicale, suspendarile si incetarile inregistrate in aplicatie.
Recomandarea este ca, inainte de descarcare, sa fie operate in aplicatie angajarile, incetarile, suspendarile si concediile medicale.
Se completeaza automat: „CM” pentru zilele de concediu medical, „S” pentru ore de suspendare, „ST” pentru zile de somaj tehnic, „-” pentru zilele in care contractul a fost inactiv, iar la salariatii cu norma in ore/zi se preia programul zilnic, cu ora de sosire si ora de plecare. La salariatii cu norma in ore/saptamana sau ore/luna, orele nu se completeaza automat, pentru ca aplicatia nu poate sti cum au fost repartizate pe zile.
Daca in pagina Calcul salarii sunt active filtre, se exporta doar salariatii afisati, ceea ce ajuta firmele cu mai multe sedii sa lucreze pontaje separate.
Pasul 2: editarea fisierului
In fisier se completeaza manual situatiile care nu vin din aplicatie: concediu de odihna, concediu fara plata, absente nemotivate, zile libere platite, delegatie, concediu pentru formare profesionala, folosind simbolurile din legenda (CO, CM, FP, AN, S, LP, DL, ST, CF si „-”). Se ajusteaza orele lucrate, orele de noapte, orele de sambata-duminica si se distribuie orele suplimentare pe cele trei tipuri, pentru ca in aplicatie se importa tipurile, nu totalul.
Foaia condica de prezenta este legata prin formule de foaia pontaj: simbolurile se preiau automat, iar acolo unde exista ore se completeaza programul standard. Cand realitatea difera, de exemplu 10 ore lucrate in loc de 8, se modifica manual atat pontajul, cat si intervalul din condica, de la 08:00-16:00 la 08:00-18:00.
Prima coloana arata daca prezenta salariatului este valida, principiul fiind ca totalul orelor si zilelor de orice fel sa fie egal cu norma lunii. Validarea este doar informativa si nu blocheaza importul. In fisier se pot introduce si prime brute, avantaje in natura, retineri si avansuri, care se preiau in Calcul salarii la import.
Pasul 3: importul in aplicatie
Importul se face din pagina Calcul salarii, prin butonul Importa pontaj, si este posibil doar cand statul de salarii are statusul CIORNA sau SALVAT. Daca statul este BLOCAT, importul nu se poate efectua.
Dupa import, orele lucrate si numarul de tichete de masa se recalculeaza automat daca se modifica date relevante, iar modificarile la concediile medicale sau la suspendari actualizeaza campurile Zile CM, Ore suspendare si Zile somaj tehnic. Pentru tiparire, fisierul are o foaie dedicata, „tiparire pontaj”, care preia automat datele si le redimensioneaza ca sa incapa pe o pagina.
Macheta precompletata, ca cea din SmartBill Conta, reduce semnificativ atat timpul de lucru, cat si riscul de neconcordante intre pontaj si statul de plata.
