Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Externalizarea completarii si transmiterii datelor in REGES‑ONLINE catre un prestator (expert contabil, firma de HR) ajuta foarte mult operational, dar nu schimba esentialul: in fata legii, raspunderea ramane la angajator. Chiar daca prestatorul greseste sau uita sa transmita o modificare, amenda se aplica angajatorului, nu prestatorului.
Ce inseamna, juridic, externalizarea REGES‑ONLINE
Atunci cand angajatorul contracteaza un prestator pentru REGES‑ONLINE:
- prestatorul doar executa, in numele angajatorului, operatiuni tehnice: completare, actualizare, transmitere date in registru;
- toate datele transmise sunt tot „datele angajatorului”, privind salariatii sai;
- statul (ITM) are relatie juridica directa cu angajatorul, nu cu prestatorul.
Cu alte cuvinte, prestatorul nu preia obligatia legala, ci doar sarcina practica de a o indeplini. Obligatia legala si raspunderea contraventionala raman la angajator.
Exemplu: prestatorul uita sa transmita modificarea salariului
- la 1 iulie creste salariul unui salariat;
- angajatorul trimite actul aditional catre prestator;
- prestatorul, din eroare, nu inregistreaza modificarea in REGES‑ONLINE in termenul legal.
Ce vede ITM la control
- in dosarul de personal: act aditional cu salariul crescut, valabil din 1 iulie;
- in REGES‑ONLINE: salariul vechi, neactualizat.
Consecinte
- se constata netransmiterea modificarii salariului in termen;
- se aplica amenda angajatorului, pentru netransmiterea sau transmiterea cu intarziere a datelor.
Ce poti face ulterior ?
- in baza contractului de prestari servicii, angajatorul poate cere prestatorului acoperirea prejudiciului (amenda ), daca in contract exista clauze clare pe raspundere. Dar asta nu schimba cu nimic procesul-verbal de contraventie deja emis pe numele angajatorului.
Ce poti controla, ca angajator, atunci cand externalizezi
Desi nu poti scapa de raspunderea legala, poti reduce semnificativ riscurile prin modul in care organizezi relatia cu prestatorul:
- Contract clar: defineste in scris termene interne de transmitere a documentelor si termenele prestatorului pentru operare, responsabilitati, penalitati pentru intarzieri sau erori.
- Proceduri interne: stabileste un flux clar „document emis – verificat – trimis prestatorului – confirmare de operare in REGES‑ONLINE”.
- Verificari periodice: solicita rapoarte din REGES‑ONLINE si confrunta-le cu dosarele de personal (cel putin pentru modificari importante: salariu, functie, timp de munca, incetari).
- Clauze de raspundere: introduce in contract clauze prin care prestatorul se obliga sa suporte consecintele financiare ale erorilor imputabile lui (amenzi, dobanzi), chiar daca in relatia cu ITM amenda se aplica angajatorului.
Citeste si : Dosarul de personal in 2026: format fizic vs. dosar electronic
