Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Registrul special este un document obligatoriu pentru operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale, fiind reglementat de cadrul legal instituit prin Ordonanța de urgență nr. 28/1999 și normele metodologice de aplicare aprobate prin HG nr. 479/2003. Deși, în practică, este perceput adesea ca o formalitate, registrul special are un rol esențial în asigurarea continuității activității comerciale și în garantarea trasabilității operațiunilor efectuate în situații excepționale.
Ce este registrul special și la ce se folosește
Registrul special reprezintă un document fizic, cu pagini numerotate, utilizat pentru înregistrarea manuală a operațiunilor economice în situațiile în care aparatul de marcat electronic fiscal nu poate fi utilizat. Astfel de situații includ, în principal, defecțiuni tehnice ale aparatului, întreruperi de curent sau alte circumstanțe care fac imposibilă emiterea bonurilor fiscale în mod obișnuit.
În aceste cazuri, operatorul economic are obligația de a continua activitatea, consemnând toate încasările în registrul special, urmând ca ulterior, după remedierea situației, datele să fie introduse în aparatul de marcat. Prin urmare, registrul special funcționează ca un mecanism de rezervă (backup procedural), menit să prevină întreruperea activității și pierderea evidenței fiscale.
Înregistrarea în registrul special a operațiunilor efectuate până la repunerea în funcțiune a aparatului defect se face imediat după realizarea acestora sau până cel mai târziu la sfârșitul zilei de lucru, în funcție de specificul activității desfășurate.
De asemenea, registrul special are o funcție de control fiscal, fiind verificat de organele fiscale în cadrul inspecțiilor, pentru a se asigura că toate operațiunile au fost corect înregistrate și fiscalizate.
Regimul actual al registrului special
În forma actuală a reglementărilor, registrul special trebuie să fie achiziționat, numerotat și păstrat de către utilizatorul aparatului de marcat. Acesta trebuie prezentat organului fiscal la care se depun declarațiile fiscale pentru vizare în anumite condiții, însă procedura nu era suficient de clar standardizată, ceea ce a generat, în practică, interpretări diferite și aplicare neuniformă.
Totodată, obligațiile privind arhivarea și utilizarea registrului sunt corelate cu cele privind păstrarea documentelor fiscale, însă fără o accentuare explicită a rolului său în contextul digitalizării.
Ce se modifică prin noul proiect de hotărâre publicat de MF pe 1 aprilie 2026?
Proiectul de hotărâre publicat de MF pe 1 aprilie 2026 aduce o serie de clarificări și întăriri ale regimului juridic aplicabil registrului special, în linie cu tendința generală de creștere a controlului fiscal și de digitalizare a raportărilor.
Principala modificare vizează articolul 6 alineatul (5) din normele metodologice, care stabilește explicit că registrul special trebuie prezentat organului fiscal competent după instalarea aparatului de marcat electronic fiscal, dar înainte de începerea activității. În această etapă, registrul va fi supus unei proceduri de validare formală, constând în sigilare și aplicarea ștampilei pe ultima pagină, cu menționarea numărului total de pagini.
Această modificare are mai multe implicații practice.
În primul rând, introduce o obligație procedurală clară și un moment determinat în care registrul trebuie validat de autoritatea fiscală, eliminând ambiguitățile existente anterior.
În al doilea rând, prin sigilare și certificarea numărului de pagini, se reduce semnificativ riscul de substituire, completare ulterioară sau manipulare a registrului, consolidând astfel integritatea datelor înscrise.
Se propune eliminarea obligației utilizatorilor aparatelor de marcat de a se deplasa la sediul organului fiscal la care se depun declarațiile fiscale pentru prezentarea registrului special și a cărții de intervenție, urmând ca aceștia să se deplaseze doar la organul fiscal în cărei rază teritorială a fost instalat aparatul de marcat.
| Varianta actuala | Varianta propusa |
| Registrul special are paginile numerotate şi este prezentat de către utilizator, cu excepţiile prevăzute de ordonanţa de urgenţă, după instalarea aparatului de marcat electronic fiscal, înainte de începerea activității, organului fiscal în a cărui rază teritorială a fost instalat aparatul de marcat electronic fiscal, pentru sigilare și pentru aplicarea ștampilei pe ultima pagină, cu indicarea numărului de pagini conţinut de acesta. | Registrul special are paginile numerotate, este sigilat și ștampilat de către organul fiscal la care se depun declarațiile fiscale, denumit în continuare organ fiscal competent, cu precizarea numărului de pagini conținut de acesta, și este prezentat de către utilizator, cu excepțiile prevăzute de ordonanța de urgență, pentru vizare la organul fiscal în a cărui rază teritorială a fost instalat aparatul de marcat electronic fiscal, înainte de începerea activității. |
Concluzii
Registrul special își păstrează rolul de instrument esențial pentru continuitatea activității comerciale în situații neprevăzute, dar și de mijloc de control pentru autoritățile fiscale. Modificările propuse prin proiectul de hotărâre nu schimbă funcția de bază a acestuia, însă introduc reguli mai stricte privind validarea și utilizarea sa.
În practică, operatorii economici trebuie să acorde o atenție sporită gestionării registrului special, să respecte noile cerințe de prezentare și sigilare și să îl trateze ca pe un document fiscal cu un regim riguros, supus verificării. În contextul digitalizării accelerate a sistemului fiscal, registrul special rămâne un element de siguranță procedurală, dar și un punct de interes pentru controalele ANAF.
