Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Intalnirile dintre contribuabili si ANAF se pot desfasura acum prin videoconferinta, prin platforma Ministerului Finantelor – ANAF, in cadrul unor proceduri precum control fiscal, audiere, audienta sau mediere. Pentru aceste intalniri online exista reguli clare pe care participantii trebuie sa le respecte, iar nerespectarea lor poate duce la intreruperea intalnirii sau considerarea procedurii ca fiind indeplinita.
10 reguli importante pe care trebuie sa le respecti la videoconferintele cu ANAF
Regula 1: Autentificarea in platforma de videoconferinta
Pentru utilizarea platformei de videoconferinta a MF-ANAF, persoanele participante trebuie sa se identifice folosind unul dintre mijloacele de identificare electronica prevazute in procedura: certificate calificate aferente contului SPV, NPOTP (nume de utilizator si parola aferente contului SPV impreuna cu OTP) sau ROeID. Accesul in cadrul intalnirilor este permis doar dupa autentificare pe baza unuia dintre aceste mijloace.
Daca participantii nu se autentifica utilizand unul dintre mijloacele de identificare prevazute, nu pot avea acces la intalnirea desfasurata prin platforma de videoconferinta a MF-ANAF.
Regula 2: Exprimarea acordului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
Contribuabilii care au optat pentru derularea intalnirilor prin platforma de videoconferinta au obligatia exprimarii acordului pentru colectarea si prelucrarea datelor cu caracter personal. Acordul privind GDPR se comunica de participanti in platforma de videoconferinta a MF-ANAF, inainte de desfasurarea intalnirii.
In lipsa acestui acord, conditiile prevazute de actul normativ nu sunt indeplinite, iar participarea la intalnire nu poate avea loc in mod valabil prin intermediul platformei de videoconferinta
Regula 3: Transmiterea corecta si completa a informatiilor si documentelor
Ca urmare a exercitarii optiunii pentru videoconferinta si a transmiterii informatiilor si, dupa caz, a documentelor prevazute de ordin, organul fiscal central verifica corectitudinea acestora. In situatia in care informatiile si/sau documentele respecta cerintele actului normativ, contribuabilului i se comunica, prin SPV, informarea privind regulile si conditiile de desfasurare a intalnirii si linkul aferent.
Daca, in urma verificarilor, organul fiscal constata ca informatiile si/sau documentele nu respecta cerintele procedurii, contribuabilul este informat prin SPV cu privire la refuzul participarii persoanelor desemnate si, dupa caz, cu privire la posibilitatea transmiterii de documente corecte sau complete.
Regula 4: Respectarea termenului de minimum 3 zile lucratoare pentru documente
Informarea privind refuzul participarii persoanelor desemnate poate cuprinde si indicatii referitoare la posibilitatea contribuabilului de a transmite documentele corecte sau complete prin SPV. Termenul-limita pentru transmiterea acestor documente este cu minimum 3 zile lucratoare inainte de desfasurarea efectiva a intalnirii.
Nerespectarea acestui termen poate avea ca efect imposibilitatea acordarii accesului la intalnire pentru persoanele ale caror documente nu indeplinesc cerintele procedurii.
Regula 5: Anuntarea modificarilor privind participantii in termenul prevazut
In situatia in care intervin modificari privind participantii la intalnire, contribuabilul are obligatia de a informa organul fiscal central si de a comunica informatiile si documentele prevazute de ordin. Termenul-limita pentru transmiterea modificarilor este cu minimum 3 zile lucratoare inainte de desfasurarea efectiva a intalnirii.
Modificarile comunicate sunt supuse verificarii de catre organul fiscal central, iar accesul la intalnire se acorda numai persoanelor ale caror informatii si documente indeplinesc cerintele prevazute de actul normativ
Regula 6: Conectarea la timp in platforma de videoconferinta
Conditiile de desfasurare a intalnirii prevad obligatia participantilor de a se conecta la platforma de videoconferinta cu maximum 10 minute inainte de ora efectiva de desfasurare. Intarzierea participantilor ulterior orei stabilite conduce la imposibilitatea participarii acestora la intalnire.
In cazul neprezentarii la termenul stabilit pentru exercitarea drepturilor sau indeplinirea obligatiilor aferente procedurilor si etapelor procedurale, se aplica consecintele prevazute de dispozitiile legale prin care sunt reglementate respectivele proceduri.
Regula 7: Asigurarea conditiilor tehnice minime
Fiecare participant trebuie sa asigure participarea prin utilizarea unui dispozitiv electronic individual, dintr-o locatie care dispune de conexiune stabila la internet, care sa permita o comunicare de calitate. Participantii au obligatia sa se asigure ca microfonul si camera video aferente dispozitivului utilizat sunt functionale.
Camera video trebuie mentinuta deschisa pe toata perioada desfasurarii intalnirii si sa fie plasata la o distanta adecvata, care sa permita o vizualizare cat mai clara si neobstructionata a participantilor.
Regula 8: Participarea dintr-o incapere individuala, fara zgomot de fond
Participantii au obligatia sa fie singuri in incaperea din care asigura participarea la intalnire. Comunicarea trebuie sa nu fie afectata de zgomot de fond, astfel incat desfasurarea procedurii sa se realizeze in conditii corespunzatoare.
Nerespectarea acestor conditii, alaturi de cele referitoare la dispozitiv, camera video si comportament, poate determina reprezentantii organului fiscal central sa incheie intalnirea in sistem videoconferinta.
Regula 9: Comportament adecvat si interdictia inregistrarilor
Participantii au obligatia de a folosi un limbaj, o tinuta si un comportament adecvate pe durata intalnirii. In timpul sesiunii de videoconferinta este strict interzisa inregistrarea, fotografierea, capturarea audio si/sau video de catre contribuabili si/sau persoanele care ii reprezinta. De asemenea, este strict interzisa distribuirea continutului videoconferintei, integral sau partial, fara acordul expres al MF-ANAF.
In situatia in care nu sunt respectate prevederile referitoare la conditiile tehnice, limbaj, comportament si interdictia de inregistrare sau distribuire, reprezentantii organului fiscal central incheie intalnirea in sistem videoconferinta, cu informarea prealabila a participantilor, iar procedura se considera incheiata sau indeplinita, dupa caz
Regula 10: Comunicarea regulilor si gestionarea linkului de acces
Cu o zi lucratoare inainte de desfasurarea intalnirii, organul fiscal central comunica in SPV contribuabilului o informare care cuprinde regulile si conditiile privind desfasurarea intalnirii prin platforma de videoconferinta, precum si linkul aferent intalnirii. Responsabilitatea gestionarii si protejarii acestui link, precum si transmiterea lui catre persoanele participante, revine contribuabilului.
Contribuabilul are obligatia de a se asigura ca toti participantii desemnati au luat cunostinta de regulile si conditiile privind desfasurarea intalnirii prin utilizarea platformei de videoconferinta a MF-ANAF, in vederea respectarii acestora.
Citeste si : Controale fiscale online 2026 – platforma video ANAF
