Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Dosarul de personal al angajatului contine documentatia care sustine toate inregistrarile din REGES‑ONLINE si toate drepturile salariatului. HG 295/2025 precizeaza unde trebuie sa fie pastrat si in ce conditii.
1. Regula generala: dosarul se pastreaza la sediul angajatorului
Regula generala este simpla. Dosarul se personal se pastreaza:
- la sediul angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, care are delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă.
Scopul acestei reguli este ca orice control de munca sa poata verifica pe loc documentele aferente salariatilor, fara sa fie nevoie de „adus de altundeva”.
2. Contraventie
Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei încălcarea obligației de a păstra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, care are delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă.
3. Dosar fizic: arhivare la sediu, in conditii de siguranta
Cand dosarul este in format fizic (pe hartie), el trebuie:
- pastrat in bune conditii, ferit de degradare, pierdere sau acces neautorizat;
- arhivat intr‑un spatiu care permite identificarea rapida a dosarelor;
- pastrat pe termen lung, in acord cu normele de arhivare (de regula, multi ani – pentru a putea dovedi vechimea si drepturile salariatului).
Chiar daca externalizezi serviciile de salarizare sau HR, dosarul fizic nu ar trebui „plimbat” inutil. Practic, varianta cea mai sigura este ca:
- originalele sa ramana la sediul angajatorului;
- prestatorul sa lucreze pe copii, scanari sau pe documente electronice semnate.
4. Unde se pastreaza dosarul electronic?
Atunci cand se foloseste semnatura electronica avansata sau calificata pentru contractul de munca si actele de personal, dosarul de personal se poate tine in format electronic.
In acest caz, intrebarea „unde se pastreaza” inseamna:
- pe ce infrastructura IT (server propriu, cloud, solutie DMS/HR dedicata);
- cine administreaza sistemul;
- cum este asigurat accesul, backup‑ul si securitatea.
Desi fizic fisierele pot fi gazduite la un furnizor IT sau in cloud, din punct de vedere juridic dosarul electronic este considerat „la angajator”, pentru ca el este detinatorul si responsabilul legal al acelor date. Important este ca:
- angajatorul sa poata pune dosarul electronic la dispozitia inspectorilor de munca, la solicitare;
- sistemul sa respecte regulile de arhivare electronica si de protectie a datelor.
5. Dosarul de personal si prestatorii externi
Chiar daca ai contractat un prestator pentru REGES‑ONLINE sau salarizare, dosarul de personal nu „se muta” la prestator din perspectiva obligatiei legale:
- prestatorul poate avea copii sau acces la documente pentru a lucra (ex. pentru completarea REGES‑ONLINE);
- originalele dosarelor fizice ar trebui sa ramana la sediul angajatorului sau la sediul secundar competent;
- pentru dosarele electronice, prestatorul poate administra tehnic solutia, dar responsabilitatea si „locul juridic” al dosarului raman la angajator.
6. Accesul inspectorilor de munca la dosare
Legea prevede expres ca angajatorul trebuie sa prezinte dosarul de personal la solicitarea inspectorilor de munca. De aceea, locul de pastrare trebuie ales astfel incat:
- dosarul (fizic sau electronic) sa fie accesibil rapid la control;
- sa existe persoane desemnate care stiu unde sunt dosarele si cum sa le puna la dispozitie;
- in cazul dosarului electronic, sa existe infrastructura (calculator, acces la aplicatie, conexiune) la punctul de control.
Daca inspectorii vin la sediul unde lucreaza efectiv salariatii, iar dosarele fizice sunt „la contabil” in alt judet, vor exista dificultati in a demonstra conformarea la fata locului.
