Verificarea soldurilor la final de luna este importanta fiindca permite identificarea erorilor contabile sau omisiunilor si corectarea lor la timp.
Iata cateva conturi care ar trebui verificate la final de luna:
1.Conturile de taxe care trebuie sa corespunda cu sumele declarate, fie ca vorbim de taxe salariale, de impozit pe profit/micro sau de TVA.
In SmartBill Conta, verificarile pot fi usor efectuate – cu informatiile din sectiunea de declaratii:
De asemenea, se poate face verificarea si cu fisa de platitor, care se poate obtine rapid din SmartBill ManagerConta.
2.Conturile de datorii fata de angajati – care trebuie sa corespunda cu sumele de plata de statul de plata in cazul in care angajatii sunt platiti in luna urmatoare pentru luna curenta, sau 0 in cazul in care salariile sunt platite in cursul lunii. Desigur ca pot exista si alte situatii insa este bine sa fie tinuta evidenta soldurilor atipice.
In SmartBill Conta, statele de plata sunt disponibile in modulul de salarizare, integrat direct in aplicatia de contabilitate, astfel ca verificarile se pot efectua rapid.
3. Contul in care se reflecta obiectele de inventar – contul 303 – daca are sold, se analizeaza daca sumele trebuie sau nu descarcate pe cheltuiala.
4.Contul 581 este un cont de tranzit, in mod uzual, soldul sau este 0 la final de luna. Cu ajutorul acestui cont se ține evidența viramentelor de disponibilități între conturile de trezorerie.
5.Contul 473 – este contul de Decontari din operatiuni in curs de clarificare , cont in care sumele se inregistreaza cu titlu provizoriu.
Toate aceste solduri se pot identifica direct de pe balanta de verificare.
Potrivit prevederilor O 1802/2014, sumele înregistrate în acest cont trebuie clarificate de către entitate într-un termen de cel mult trei luni de la data constatării.
6. Contul 542 este contul de Avansuri de trezorerie –cont in care se inregistreaza sumele acordate ca si avansuri si nedecontate.
In Ordinul 1802/2014 sau in alte reglementari contabile pentru societati comerciale nu este prevazut un termen maxim pentru decontare.
Entitatea poate decide insa prin proceduri administrative proprii un termen pentru inchiderea avansurilor.
In programul de contabilitate SmartBill Conta evidenta deconturilor pe fiecare angajat se regaseste in Raportul de deconturi, din meniul Casa si Banca. Astfel, se pot identifica usor angajatii cu sume nedecontate.
7. Contul 5125 – Sume în curs de decontare
In acest cont se inregistreaza sumele virate sau depuse la bănci ori prin mandat poștal, pe bază de documente prezentate entității și neapărute încă în extrasele de cont, plati cu cardul de companie care apar pe extras in zilele urmatoare.
8.Soldurile conturilor de clienti si furnizori, mai ales daca entitatea este platitoare de TVA la incasare fiindca acest lucru influenteaza calculul de TVA. Pe de alta parte, este importanta separarea conturilor de furnizori clienti afiliati – care se inregistreaza separat de conturile 401 Furnizori si 4111 Clienti.
In SmartBill pentru verificarea acestor situatii exista rapoartele Sume de incasat si Sume de platit, care se pot rula practic la orice data si contin lista facturilor -de achizitii si de vanzari neplatite/neincasate pana la data respectiva.
9.Contul 5311 casa – trebuie sa aiba sold pozitiv fiind un cont de activ care reflecta numerarul existent in casierie.
Evolutia soldul contului 5311 se poate verifica usor in Registrul de casa.
10.Soldurile conturilor de venituri si cheltuieli trebuie sa fie 0 la final de luna, dupa inchiderea acestora.
In SmartBill, aceasta operatiune de inchidere a veniturilor si cheltuielilor este realizata automat in etapa de inchidere a lunii, alaturi de reevaluare elementelor in valuta si amortizare.
Aceasta verificare lunara, dublata de efectuarea inventarierii la final de an sunt doua elemente cheie in eliminarea erorilor de inregistrare contabila.
