Registrul de casa este un document financiar utilizat de companii pentru a inregistra toate operatiunile de incasari si plati efectuate in numerar. Acest registru reflecta miscarile zilnice de bani din casierie.
Scopula cestui registru este:
- Inregistarea incasarilor si platilor: fiecare intrare de numerar (incasare) si fiecare iesire de numerar (plata) este consemnata in registru, impreuna cu documentele justificative aferente, cum ar fi chitantele sau bonurile fiscale.
- Soldul zilnic: la finalul fiecarei zile de lucru, registrul de casa trebuie sa reflecte soldul zilnic, adica diferenta dintre totalul incasarilor si totalul platilor. Acesta reprezinta suma efectiva de bani ramasa in casierie.
- Justificarea tranzactiilor: fiecare inregistrare din registru trebuie sa fie sustinuta de documente justificative, precum chitante, facturi sau dispozitii de plata.
- Controlul numerarului: registrul de casa ofera posibilitatea de a monitoriza si verifica fluxurile de numerar ale firmei, prevenind astfel erorile sau fraudele.
Chiar daca rolul numerarului s-a redus mult, exista inca multe societati care au incasari in numerar, cum ar fi spre exemplu restaurantele.
In SmartBill registrul de casa se regaseste atat in modulul de gestiune cat si in modulul de contabilitate. Daca evidenta se tine in gestiune atunci prin sincronizarea datelor se transfera automat inregistrarile si in modulul de contabilitate.
In SmartBill Gestiune registrul de casa se completeaza intr-o sectiune separata:
La introducerea unei operatiuni in registru, se poate selecta tipul de document dintr-o lista predefinita . Daca alegem dispozitie de incasare spre exemplu, la salvarea notei se va genera si documentul justificative, adica dispozitia de incasare:
In SmartBill Conta pentru evidenta tranzactiilor exista modulul de Casa si Banca -> Registru de casa:
La completarea registrului de casa, in cazul incasarilor si platilor pe baza de factura, dupa selectarea furnizorului se deschide o lista din care se pot selecta facturile dorite.
Registrul o data completat se poate genera in excel sau pdf.
Registrul se completeaza zilnic, in zilele in care exista trazactii.
Tranzactiile cu numerar dar si sumele aflate in casierie sunt plafonate. Plafoanele se regasesc in Legea 70/2015 .
Sumele in numerar aflate in casieria societatilor nu pot depasi, la sfarsitul fiecarei zile, plafonul de 50.000 lei.
Ca exceptie, in cazul magazinelor de tipul cash and carry, supermagazinelor si hipermagazinelor care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare, sumele in numerar aflate in casierie nu pot depasi, la sfarsitul fiecarei zile, plafonul de 500.000 lei.
In cazul depasirii plafonului de casa sumele in numerar care depasesc plafonul se depun in conturile bancare ale acestor persoane in termen de doua zile lucratoare.
Daca societatea lucreaza cu numerar in mai multe valute, atunci va trebui sa tina cate un registru de casa pentru fiecare valuta.
