Verificarea periodica a clientilor si furnizorilor este un proces important pentru orice firma, asigurând stabilitate in relatiile comerciale si evitarea riscurilor financiare, legale si reputationale.
Ce tipuri de controale putem implementa la clienti si furnizori?
- verificarea istoricului de plata: daca clientul sau furnizorul a colaborat în trecut cu compania, istoricul sau de plata si respectarea termenelor de plata pot oferi indicii valoroase despre fezabilitatea continuarii unei relatii comerciale cu acesta
- monitorizarea reputatiei si a conformitatii: investigatiile periodice privind reputatia pe piata si conformitatea cu legislatia (inclusiv verificarea listelor publicate de catre ANAF privind datornicii la stat) sunt necesare pentru a identifica riscuri juridice sau de imagine.
- intr-un etapa mult mai detaliata, societatile pot apela la scoruri de risc si ratinguri de credit, facute de agentii de rating de credit sau platforme financiare, care ofera o imagine rapida asupra riscului asociat.
- reconcilierea periodica a soldurilor cu clientii si furnizorii: astfel eventuale omisiuni de documente pot fi rezolvate foarte rapid, evitandu-se intarzieri de plati.
Utilizatorii SmartBill pot utiliza pentru aceste verificari modulul de Gestiunea platilor si incasarilor unde pot regasi mai multe rapoarte utile pentru a monitoriza relatia cu tertii:
Ce informatii se pot obtine din aceste rapoarte ?
- Lista facturilor neincasate de la clienti – pe baza lor se pot trimite remindere de plata, cu alte cuvinte se pot intreprinde si alte masuri de recuperare a sumelor
In SmartBill acest lucru se poate face automat, direct din aplicatie:
- Evolutia soldului pe client : daca un client are constant solduri vechi, neincasate, acesta este un semnal de alarma pentru continuarea colaborarii cu respectivul client.
- Fisa clientului ofera informatiile necesare efectuarii de punctaje reciproce intre companii, atunci cand soludurile nu se reconciliaza.
- Tot de aici se pot afla informatiile necesare constituirii de ajustari la final de an pentru clientii incerti.
Raportul de facturi neincasate prezinta pentru fiecare client, o lista cu facturile neincasate si incasate partial, cu totalizarea sumelor:
Aceasta lista poate fi utilizata in extrasul de cont care se trimite clientilor si furnizorilor cu ocazia inventarierii anuale a patrimoniului.
In concluzie, este necesara o monitorizare periodica pentru a evita acumularea de sume vechi, neincasate sau neplatite. Cu cat sumele sunt mai vechi, cu atat creste riscul de ramane neincasate.
