Sistemele informatice de prelucrare automata a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:
a) sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;
b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor în conditii de siguranta;
c) fiecare data înregistrata în contabilitate trebuie sa se regaseasca în continutul unui document, la care se poate avea acces atât beneficiarii, cât si organele de control;
d ) sa asigure listele operatiunilor efectuate în contabilitate pe baza de documente justificative, care sa fie numerotate în ordine cronologica, interzicându-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri ulterioare;.
e) sa asigure reluarea automata în calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;
f) sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicata;
g ) sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
h) sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada închisa;
i) sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale înregistrarilor contabile:
– data efectuarii înregistrarii contabile a operatiunii;
– jurnalul de origine în care se regasesc înregistrarile contabile;
– numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j) sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;
k) sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:
– tipul documentului sau al situatiei;
– denumirea unitatii;
– perioada la care se refera informatia;
– datarea listarilor;
– paginarea cronologica;
– precizarea programului informatic si a versiunii utilizate;
l) sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;
m) sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare;
n ) sa permita, în orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de înregistrari si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;
o) sa nu permita:
– deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol;
– modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
– suprimarea unui cont în cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului financiar precedent, daca acesta contine înregistrari sau sold;
– editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;
p) sa permita suprimarea unui cont care nu are înregistrari pe parcursul a cel putin 2 ani (exercitii financiare), în mod automat sau manual;
r ) sa prevada în documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare:
– monopost sau multipost;
– monosocietate sau multisocietate;
– retea de calculatoare;
– portabilitatea fiserelor de date;
s) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
– preluari pe loturi cu control ulterior;
– preluari în timp real cu efectuarea controlului imediat;
– combinarea celor doua tipuri;
t ) sa permita culegerea unui numar nelimitat de înregistrari pentru operatiunile contabile;
u) sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesare exploatarii optime a acestora;
v) sa respecte reglementarile în vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor.
