Automatizarea proceselor contabile a devenit esentiala pentru eficienta si acuratete. Un exemplu concret este operarea extraselor de banca, un proces aparent simplu, dar care poate deveni o sursa majora de pierdere de timp si erori daca este gestionat manual.
Probleme frecvente in procesarea manuala a extraselor bancare
- Volum mare de date
In firmele care au numeroase tranzactii zilnice, operarea manuala a extraselor devine coplesitoare. Contabilii trebuie sa introduca fiecare inregistrare individual, ceea ce consuma timp si creste riscul de greseli. - Erori umane
Orice proces repetitiv este susceptibil la erori – cifre introduse gresit, conturi contabilizate incorect sau omisiuni. Aceste greseli pot afecta reconcilierile bancare si pot duce la rapoarte financiare incorecte. - Intarzieri in actualizarea situatiei financiare
Fara o operare rapida si precisa a extraselor, situatia de cash flow a firmei poate fi distorsionata. Deciziile de business bazate pe informatii incomplete sau eronate pot avea consecinte grave.
SmartBill vine cu o functionalitate moderna si intuitiva care automatizeaza acest proces, reducand semnificativ efortul uman si eliminand erorile.
1. Import automat din bancile conectate
SmartBill poate fi integrat cu conturile bancare ale firmei, astfel incat extrasele sunt importate automat, fara a fi nevoie de descarcari si uploaduri manuale. Suporta banci majore din Romania, ceea ce usureaza integrarea pentru majoritatea firmelor.
2. Recunoasterea automata a tranzactiilor
Sistemul identifica automat tipul de tranzactie (incasari, plati, comisioane bancare etc.) si o coreleaza cu facturile sau platile deja inregistrate in sistem.
Importul implica inregistrarea contabila a fiecarei operatiuni bancare regasite in extras. Aplicatia recunoaste automat majoritatea operatiunilor, astfel incat contul contabil sa fie propus corect. In cazurile in care informatiile sunt insuficiente, operatiunea va fi inregistrata in contul 473.
3. Raportare in timp real
Toate operatiunile bancare sunt vizibile in timp real, ceea ce ofera o imagine clara a pozitiei de numerar si permite decizii rapide si bine fundamentate.
4. Reducerea timpului de lucru al contabilului
Prin automatizarea completa a acestui proces, timpul alocat de catre contabil pentru extrase scade dramatic. Acesta se poate concentra pe activitati cu valoare adaugata mai mare, cum ar fi analiza financiara sau consultanta.
Cum se procedeaza?
- Se obtin extrasele de banca in format csv
- Se acceseaza sectiunea Casa si banca din SmartBill -> Jurnal de banca:
3.Se importa extrasul in format .csv
Extrasul bancar nu trebuie deschis sau modificat dupa descarcarea din Internet banking sau dupa obtinerea lui de la banca.
In felul acesta, munca de introducere a extraselor si incidenta erorilor se reduce foarte mult.
Este important ca banca cu care se lucreaza sa poata furniza fisiere csv necesare efectuarii importului.
O alta optiune pe care o pune la dispozitie SmartBill este conectarea automata cu banca.
Aceasta permite transferul automat al datelor bancare in conturile clienților SmartBill.
Pentru finalizarea conectarii, este necesara accesarea aplicatiei bancii implicate si acordarea permisiunilor. Procesul poate varia in functie de specificul fiecarei banci.
Conturile IBAN pot fi conectate la contul SmartBill in urmatoarele moduri:
• in momentul adaugarii unui cont in aplicatie;
• folosind optiunea „Conecteaza banca” disponibila langa conturile deja adaugate, dar neconectate;
• prin butonul „Conecteaza banca” din secțiunea Configurari > Conturi bancare.
La final, dupa realizarea cu succes a conectarii se afiseaza un mesaj de succes in contul SmartBill.
Asadar, exista doua optiuni de automatizare a introducerii extraselor bancare, ceea ce face ca munca de introducere a extraselor sa fie mult mai usor de realizat.
