Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
Teremene de pastrare pentru urmatoarele documente sunt:
- State de plata -50 de ani
- Termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile in afara celor de mai jos – 10 ani
- Nota de receptie si constatare de diferente -5 ani
- Bon de consum -5 ani
- Bon de predare, transfer, restituire – 5 ani
- Lista zilnica de alimente -5 ani
- Dispozitie de livrare -5 ani
- Fisa de magazine -5 ani
- Lista de inventariere – 5 ani
- Chitanta – 5 ani
- Chitanta pentru operatiuni in valuta – 5 ani
- Dispozitie de plata/incasare catre casierie – 5 ani
- Borderou de achizitie -5 ani
- Decont pentru operatiuni in participatie -5 ani
- Ordin de deplasare (delegatie) – 5 ani
- Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate – 5 ani
- Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) – 5 ani
- Decont de cheltuieli valutare (transporturi international) -5 ani
- Nota de debitare-creditare -5 ani
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse – 5 ani
- Decizie de imputare – 5 ani
- Angajament de plata – 5 ani
De retinut este ca urmatorul aspect “Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora”.
In caz de incetare a activitatii societatilor, documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.
Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.
Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
