21 de criterii minimale la care trebuie sa raspunda sistemele informatice in domeniul financiar-contabil

Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!

Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

1. să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
2. să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
3. fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control;
4. să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugări ulterioare;
5. să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior;
6. să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile legii contabilităţii;
7. să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
8. să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
9. să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:

– data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;

– jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

– numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

10. să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
11. să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:

– tipul documentului sau al situaţiei;

– denumirea entităţii;

– perioada la care se referă informaţia;Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil

– datarea listărilor;

– paginarea cronologică;

– precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;

12. să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare conducerii operative a entităţii;
13. să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru documente;
14. să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
15. să nu permită:

– deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;

– modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

– suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;

– editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii în cadrul aceluiaşi exerciţiu financiar;

16. să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin 2 ani (exerciţii financiare), în mod automat sau manual;
17. să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare:

– monopost sau multipost;

– monosocietate sau multisocietate;

– reţea de calculatoare;

– portabilitatea fişierelor de date;

18. să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

– preluări pe loturi cu control ulterior;

– preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;

– combinarea celor două tipuri;

19. să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile;
20. să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
21. să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

Contractele care stau la baza achiziţiei de programe informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă trebuie să prevadă clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze care să ateste că programele informatice nu permit modificarea procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.

Utilizatorul trebuie:

– să se asigure de perenitatea documentaţiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program;

– să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate;

– să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

Arhivele pe suport magnetic trebuie actualizate periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.