In anumite domenii de activitate, specificul derularii activitatii face necesara emiterea unui numar mare de facturi de vanzare.
Odata emise, acestea trebuie inregistrate in contabilitate, urmarite pentru incasare si apoi arhivate.
Termenul de pastrare al facturilor in arhiva este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
Inregistrarea manuala a acestora in contabilitate si apoi inregistrarea documentelor de incasare asociate se poate dovedi foarte dificila.
Utilizatorii SmartBill Conta, au posibilitatea a transfera direct in contabilitate datele privind facturile emise in gestiune, printr-o sincronizare de date. Astfel, in contabilitate nu mai trebuie introduse inca o data , totul decurgand automat.
Transferul datelor se face prin sincronizare din aplicatia de gestiune-facturare:
La fiecare astfel de operatiune se vede data ultimei sincronizari.
In continuare se poate alege perioada pe care se preiau datele, ce documente sa fie sincronizate: facturi, incasari, cheltuieli, plati.
In plus fata de aceasta sincronizare, se pot importa direct in programul de contabilitate extrasele de cont, cu autocompletarea notelor contabile, inclusiv potrivirea incasarilor cu facturile emise, dupa un algoritm propriu al aplicatiei.
Dupa sincronizare apar 3 optiuni:
- revin mai tarziu
- vreau sa le verific
- salveaza automat
A doua optiune, vreau sa le verific, presupune verificarea fiecarui document si apoi salvarea acestuia.Daca nu se doreste verificarea individuala, se poate alege salveaza automat, operatiune care va valida automat toate inregistrarile. Aceasta optiune functioneaza foarte bine atunci cand avem operatiuni standard, repetitive, care nu mai necesita verificari suplimentare.
Alte automatizari care se pot efectua in SmartBill, legate de facturi sunt:
- sincronizarea descarcarilor din gestiune generate de facturile de vanzare, notele contabile generandu-se automat
- posibilitatea inserarii unui buton de plata pe factura care permite incasarea mult mai usoara a acesteia
- posibilitatea trimiterii facturii prin retea, automat, din aplicatie, catre un alt utilizator SmartBill.
