Contabilitatea magazinelor online se caracterizeaza printr-un numar mare de tranzactii: exista facturi de vanzare catre clienti, facturi de storno pentru retururi, note de receptie de la furnizori, incasari de la curieri, decontari cu procesatorii de plati, descarcari de gestiune, facturi pentru diverse achizitii, samd.
Daca se face inregistrarea in gestiune a acestor documente si ulterior se mai inregistreaza si in contabilitate inca o data, volumul de munca este semnificativ atat din partea gestionarului cat si a contabilului. In plus creste riscul de a exista diferente la reconcilierea lunara intre contabilitate si gestiune.
Utilizatorii Smart Bill pot migra datele din gestiune in contabilitate printr-o simpla sincronizare si astfel documentele o data introduse in gestiune se vor transfera ca note contabile in contabilitate.
Dupa migrarea datelor , documentele se pot verifica si apoi salva.
In ce priveste inregistrarea decontarilor cu curierii, SmartBill permite inregistrarea in gestiune a borderourilor de la acestia prin import automat.
Se pot alege curierii sau procesatorii:
La importul incasarilor in contabilitate, se pot seta ca aceste incasari sa fie facute pe analitice separate, de exemplu:
5125.1 Curierul X
5125.2 Curierul Y
5125.3 Procesatorul Z
Astfel, la inregistarea in contabilitate, toate incasarile provenite de la curieri se vor regasi pe analitice diferite, mai precis in debitul acestor conturi.
La operarea extraselor de banca, sumele primite de la curieri aferente unui anumit borderou se inregistreaza in creditul acestor conturi.
Astfel, la finalul perioadei, conturile acestea 5125 se vor solda sau cel mult vor ramane in sold doar sumele care inca nu au fost achitate la final de luna de catre procesator/curier.
In gestiune, se pot incarca automat si extrasele bancare, in format csv.
In felul acesta se poate automatiza introducerea a zeci sau chiar mii de tranzactii, scurtandu-se foarte mult fluxul de lucru.
