Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz).
Conform Ordinului 3512 /2008, documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
– denumirea documentului;
– denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte documentul;
– numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
– menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
– conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
– datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
– numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
– alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.
În cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul social, după caz.
