Inventarierea este obligatorie pentru fiecare societate si trebuie realizata cel putin o data pe an.
Responsabilitatea organizarii inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii. In vederea efectuarii inventarierii, aceste persoane trebuie sa aprobe proceduri scrise, adaptate specificului activitatii, pe care sa le transmita ulterior comisiilor de inventariere.
In situatia in care numarul de salariati este redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective.
Inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se poate efectua atat cu salariati proprii, cat si pe baza de contracte de prestari de servicii incheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregatire corespunzatoare.
Cine NU poate face parte din comisiile de inventariere ?
- gestionarii depozitelor supuse inventarierii;
- contabilii care tin evidenta gestiunii respective;
- auditorii interni;
- auditorii statutari.
Actul normativ care reglementeaza activitatea de inventariere a patrimoniului este O nr. 2.861
din 9 octombrie 2009 pentru aprobare Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii
elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.
In SmartBill efectuarea inventarierii stocurilor se poate realiza foarte usor in modulul de Gestiune, accesand optiunea Inventar.
Aici se deschide o lista cu inventarele deshise:
Accesand fiecare lista in parte se genereaza un formular in care se pot introduce bunurile inventariate.
Se pot introduce reper cu reper, sau se pot adauga automat toate produsele existente.
In acest camp este vizibila lista gestiunilor, asa cum au fost configurate in Nomenclatoare > Gestiuni.
Se poate emite inventarul pe una sau mai multe gestiuni sau doar pe cateva produse, functie de optiunea utilizatorului.
Dupa completarea cantitatilor faptice gasite, aplicatia genereaza lista de inventariere in formatul de mai jos:
Inventarele, fie ca sunt salvate, fie ca sunt in stadiul de ciorna, pot fi gasite in Documente emise > Inventare.
In felul acesta, societatea poate pastra in format electronic istoricul tuturor inventarelor efectuate la stocuri de-a lungul timpului.
Se pot obtine foarte usor informatii despre gestiunea pe care s-a emis inventarul, data de finalizare a inventarului si valoarea diferentelor de pe inventar.
Aceste informatii sunt foarte utile in vederea calcularii ajustarii de TVA la minus de inventar.
Nerespectarea reglementărilor emise de MFP respectiv de instituțiile cu atribuții de reglementare în domeniul contabilității cu privire la efectuarea inventarierii se poate sanctiona cu amenda de la 3.000 lei la 20.000 lei.
Amenzile au fost majorate recent prin OUG 115/15.12.2023.
