Lucrari organizatorice la inceputul inventarierii

Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!

Inaintea inceperii procesului de inventariere, comisia de inventariere trebuie sa efectueze urmatoarele:

1. Luarea declaratiilor de la gestionar

Inainte de inceperea operatiunii de inventariere se ia de la gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor o declaratie scrisa din care sa rezulte daca:

• gestioneaza bunuri si in alte locuri de depozitare;
• in afara bunurilor entitatii respective are in gestiune si alte bunuri apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;
• are plusuri sau lipsuri in gestiune, despre a caror cantitate ori valoare are cunostinta;
• are bunuri nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au intocmit documentele aferente;
• a primit sau a eliberat bunuri fara documente legale;
• detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;
• are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va mentiona in declaratia scrisa felul, numarul si data ultimului document de intrare/iesire a bunurilor in/din gestiune.

Aici se include si declaratia luata de la persoana insarcinata cu gestionarea casieriei.

Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor si de catre comisia de inventariere. Semnarea declaratiei de catre gestionar se face in fata comisiei de inventariere;

2. Identificarea locurilor in care exista bunuri ce urmeaza a fi iventariate

Comisiile vor identifica toate locurile unde sunt depozitate bunuri, pentru a se asigura ca vor fi inventariate.

3. Inchiderea si sigilarea spatiilor de depozitare

Aceasta se face  in prezenta gestionarului, ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea.

Atunci cand bunurile supuse inventarierii, gestionate de catre o singura persoana, sunt depozitate in locuri diferite sau gestiunea are mai multe cai de acces, membrii comisiei care efectueaza inventarierea trebuie sa sigileze toate aceste locuri si caile lor de acces, cu exceptia locului in care a inceput inventarierea, care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu se termina intr-o singura zi.

La reluarea lucrarilor se verifica daca sigiliul este intact; in caz contrar, acest fapt se va consemna intr-un proces-verbal de constatare, care se semneaza de catre comisia de inventariere si de catre gestionar, luandu-se masurile corespunzatoare.

Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate in locuri special amenajate (fisete, casete, dulapuri etc.), incuiate si sigilate. Presedintele comisiei de inventariere raspunde de operatiunea de sigilare;

4. Bararea fiselor de magazie

Comisia are obligatia sa bareze si sa semneze, la ultima operatiune, fisele de magazie, mentionand data la care s-au inventariat bunurile, sa vizeze documentele care privesc intrari sau iesiri de bunuri, existente in gestiune, dar neinregistrate, sa dispuna inregistrarea acestora in fisele de magazie si predarea lor la contabilitate, astfel incat situatia scriptica a gestiunii sa reflecte realitatea;

5. Verificarea numerarului din casierie

Comisia are obligatia sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua curenta, solicitand depunerea numerarului la casieria entitatii (la gestiunile cu vanzare cu amanuntul);

6. Verificarea aparatelor de masura si cantarire

Comisia are obligatia sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare;

In cazul in care gestionarul nu s-a prezentat la data si ora fixate pentru inceperea operatiunilor de inventariere, comisia de inventariere sigileaza gestiunea si comunica aceasta comisiei centrale sau administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii, asa cum a fost desemnata la punctele anterioare . Aceste persoane au obligatia sa il incunostinteze imediat, in scris, pe gestionar despre reprogramarea inventarierii ce trebuie sa se efectueze, indicand locul, ziua si ora fixate pentru inceperea operatiunilor de inventariere.

Daca gestionarul nu se prezinta nici de aceasta data la locul, data si ora fixate, inventarierea se efectueaza de catre comisia de inventariere in prezenta reprezentantului sau legal sau a altei persoane, numita prin decizie scrisa, care sa il reprezinte pe gestionar.

Pentru desfasurarea corespunzatoare a inventarierii este indicat, daca este posibil, sa se sisteze operatiunile de intrare/iesire a bunurilor supuse inventarierii, luandu-se din timp masurile corespunzatoare pentru a nu se stanjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.

Daca operatiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, trebuie creata o zona tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau din care se pot expedia bunurile la clienti, operatiunile respective efectuandu-se numai in prezenta comisiei de inventariere, care va mentiona pe documentele respective “primit in timpul inventarierii” sau “eliberat in timpul inventarierii”, dupa caz, in scopul evitarii inventarierii duble sau a omisiunilor.

Pe toata durata inventarierii, programul si perioada inventarierii se afiseaza la loc vizibil.