5 pasi necesari pentru reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!

  1. Aducerea la cunostinta a situatiei constatarii in termen de 24 de ore

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii (administratorului entitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective) situatia constatata.

  1. Incheierea procesului verbal de constatatre in termen de 3 zile de la sesizare

In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda:

– datele de identificare a documentelor disparute;

– numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor;

– data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semneaza de catre:

– conducatorul entitatii;

– conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa  indeplineasca aceasta functie;

– persoana responsabila cu pastrarea documentelor;

– seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz.

Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

In conditiile in care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

  1. Instiintarea organelor de urmarire penala in cazul in care disparitia documentelor poate constitui infractiune
  2. Intocmirea dosarului de reconstituire

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina elementele care au legatura cu constatarea si reconstituirea documentelor disparute, si anume:

– sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;

– procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

– dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;

– dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;

– o copie a documentelor reconstituite.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta. In acest caz, entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea “DUPLICAT”, cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea. Documentele reconstituite constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.

  1. Finalizarea procedurii de reconstituire in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile in termen de maximum 30 de zile de la constatare


Articole similare