Acesta nu este un sondaj, ci o discutie despre o realitate a oricarui business din Romania si resimtita cu atat mai acut cu cat firma este mai mica. Sa presupunem ca esti administrator al unei firme si la inceput tu esti singurul care deruleaza intreaga activitate. Mai presupunem ca esti cazul tipic al oricarui mic antreprenor care are un buget limitat la inceput, astfel ca nu isi permite sa externalizeze toate sarcinile.
Aceasta presupune ca ai trecut prin formalitatile de la Registrul Comertului si ai avut rabdarea necesara sa pregatesti documentatia necesara inmatricularii : acord de la vecini pentru sediul social, cazier, avize si autorizatii daca este cazul, alegerea unei denumiri si cautarea obiectului de activitate potrivit.
Apoi urmeaza alte parti importante, tot de natura administrativa:
- alegerea unui contabil (obligatoriu pentru un SRL): care probabil iti va solicita un tarif in functie de volumul de munca pe care il va depune pentru firma ta;
- asigurarea si mentenanta spatiului in care lucrezi: dotarea cu echipamentele necesare, plata utilitatilor, repararea anumitor defectiuni, amenajarea unui depozit daca este cazul, etc.
- colectarea tuturor documentelor si predarea lor contabilului;
- asigurarea ca ai emis facturile pentru serviciile prestate/bunurile vandute si ca ai urmarit incasarea lor;
- deschiderea unui cont la banca care sa iti asigure conditii favorabile (aceasta presupune prospectarea pietei – activitate deloc de neglijat);
- gestionarea corecta a stocurilor, inventarierea lor si multe alte activitati consumatoare de timp.
De aceea, daca vrei sa te poti concentra pe activitatile aducatoare de venit, pe vanzari si dezvoltare, este bine sa iti poti automatiza unele din sarcinile administrative la un cost care sa fie convenabil si nu o povara in plus.
Putem lua exemplu aplicatiei Smart Bill – care contine un modul de facturare, unul de gestiune, ambele gazduite in cloud si mai ales o continuare printr-o aplicatie de contabilitate legata de cele doua, care va deveni disponibila in curand.
Sa verificam ce putem automatiza din lista de mai sus:
- prin faptul ca aplicatiile: facturare- gestiune si ulterior contabilitate sunt legate dintre ele, facturile pe care le emiti/inregistrezi vor deveni disponibile contabilului tau direct online, fara a fi nevoie de intalniri si predari de documente; Astfel, economisesti timp.
- contabilul va fi degrevat de introducerea inca o data in softul de contabilitate a datelor primare si astfel se va putea concentra pe consultanta si pe verificari, asigurand astfel un plus de valoare business-ului tau.
- Prin optiunile de facturare ale aplicatiei – poti gestiona facturile recurente – fara sa fie nevoie decat de o setare initiala a conditiilor de emitere. Pe urma, aplicatia isi va face singura emiterile.
- Comunicarea automata a facturilor emise si a notificarilor de plata conform setarilor initiale;
- Aplicatia permite o ordonare riguroasa a gestiunii/gestiunilor utilizate – prin utilizarea de nomenclatoare de produse si parteneri, cu posibilitatea optionala de utilizare de coduri de bare.
Setarea solicitata de sistem te va ajuta sa iti clarifici si multe aspecte la care anterior poate nici nu te-ai gandit:
- daca vei avea una sau mai multe gestiuni si care va fi tipul lor;
- daca doresti ca la produse sa apara si un cod asociat, respectiv daca vrei sa folosesti si cod de bare.
Vei avea putina munca la inceput pentru a seta modul de lucru, insa aceasta activitate o data realizata, fluxul va decurge usor.
Exista in plus mai multe reguli si restrictii specifice fiecarei gestiuni pe care le poti invata direct din aplicatie.
- Gestionarea trezoreriei – cu generarea registrului de casa si atentionarea la depasirea plafoanelor la tranzactiile cu numerar. Aceasta te scuteste de tinerea manuala a evidentei incasarilor si platilor in numerar cu generarea chitantelor si scrierea registrului de casa.
- Inventarierea rapida a stocurilor – pe baza datelor din aplicatie, utilizand optional si un cititor de coduri de bare;
- Stocul de produse, soldul clientilor poate fi identificat in timp real, prin accesul in aplicatie – aici economisesti timp si valorifici oportunitati prin informatia pe care poti sa o obtii pe loc, fara sa suni contabilul.
Exista unele laturi administrative care desigur ca nu se pot automatiza, insa exista si multe altele pe care le putem simplifica.
Fiind ultimul trimestru al anului, perioada traditionala de bilant si analiza a activitatii este momentul potrivit si pentru a face o analiza a activitatilor care iti aduc venit si a celor care sunt de natura administrativa, si in pararel a timpului pe care il aloci pentru fiecare din ele.
