O mare parte din procesele de control intern in cadrul unei companii se refera la facturile primite de la furnizori si se pot structura pe cateva linii :
– verificarea existentei obligatiei reale de a plati catre un anumit furnizor
Pentru implementarea unui sistem de control al acestui proces se pot parcurge cativa pasi:
• Stabilirea unui sistem intern pentru aprobarea facturilor : managerul responsabil de achizitiile de un anumit tip este cel care aproba facturile in limita competentei de aprobare (se pot stabili anumite limite de sume pana la care un manager poate sa aprobe facturile care privesc departamentul sau, ceea ce depaseste respectiva suma urmand sa ajunga la aprobarea managerului urmator pe scara ierarhica.
• Se poate merge chiar mai departe cu un sistem in 3 pasi : plasarea unei comenzi, efectuarea receptiei, potrivirea facturii cu respectiva comanda. Acesta este un sistem mai complicat, dar mai sigur, mai ales daca la fiecare pas un alt operator proceseaza tranzactia.
• Verificarea existentei contractelor cu furnizorii si corespondenta facturilor cu contractele.
– eliminarea posibilitatii de introducere eronata a datelor (dublare, erori matematice, etc)
Dublarea introducerii unei facturi in sistem poate fi evitata daca se utilizeaza un sistem informatic care avertizeaza utilizatorul daca mai gaseste o factura cu acelasi numar. In cazul unui numar mic de facturi, cautarea se poate face manual.
– eliminarea posibilitatilor de eroare la plata
Pentru aceasta se poate implementa un sistem intern de aprobare a platilor efectuate (dubla semnatura);
Pentru a se evita dublarea platilor, se pot marca in sistem facturile o data platite, astfel incat ele sa nu mai fie disponibile ca si “deschise” .
