Implementarea facturării electronice are ca scop sporirea transparenței, monitorizarea precisă a tranzacțiilor și raportarea acestora în timp real către autoritățile fiscale. In plus fata de aceste aspecte este important de mentionat faptul ca acest pas inspre digitalizare aduce mai multe beneficii utilizatorilor fiindca simplifica mult inregistrarea datelor de pe facturi.
Fiind transmise prin acest sistem, primirea si inregistrarea lor se poate automatiza, astfel incat, la primitor sa nu mai fie necesara introducerea lor manuala, pozitie cu pozitie.
Utilizatorii SmartBill pot prelua automat in modulul de gestiune sau de facturare aceste facturi primite in SPV. Din modulul de gestiune, acest lucru se poate face in sectiunea Documente emise – Documente furnizori:
Dupa accesarea optiunii, se alege perioada si se acceseaza butonul Preia e-Facturi, iar lista se va completa cu facturile primite prin E-factura.
O data importate, facturile au un status „Nesalvata”.
Dupa vizualizare se pot salva.
Dupa intregistrarea si salvarea facturii, se poate descarca e-Factura validata din sectiunea Actiuni – Descarca e-Factura validata.
Mai departe, factura ajunge in contabilitate, prin sincronizarea tranzactiilor, asa cum se intampla in mod uzual cu celelalte documente inregistrate in gestiune.
Din modulul de Facturare, aceasta preluare a e-Facturilor primite se poate face Rapoarte -> Cheltuieli si plati -> Cheltuieli
In continuare, modul de lucru este similar cu cel prezentat anterior.
Ce avantaje are acest sistem ?
- nu mai trebuie introduse manual facturile si toate pozitiile de pe factura. In anumite situatii, facturile pot cuprinde un numar mare de elemente ceea ce face munca de introducere a datelor foarte dificila. Astfel, de la introducere manuala, se trece doar la verificare, ceea ce este mult mai usor.
- nu se mai omit facturi. Daca in format pdf sau tiparit riscul de a se pierde facturile era mai ridicat, prin acest mod de lucru, se limiteaza mult posibilitatea de eroare.
- se pot arhiva usor electronic, nu mai este nevoie de o arhiva fizica, greu de intretinut si urmarit.
