La finalul fiecarei luni este important sa verificam balanta contabila pentru ca analiza acesteia ne ofera informatii importante privind potentiale erori in operarea datelor contabile sau eventuale omisiuni.
Verificarea balantei este importanta si pentru monitorizarea performantei financiare: o balanta contabila corecta ofera o imagine clara asupra starii financiare a afacerii si permite detectia problemelor financiare. Verificarea regulata a balantei contabile poate ajuta la identificarea problemelor financiare inainte ca acestea sa devina critice, cum ar fi discrepante in fluxul de numerar sau probleme cu gestionarea datoriilor si creantelor.
Iata cateva verificari care se pot face in acest sens:
1.Conturile de venituri si cheltuieli sunt inchise. Desi legea contabilitatii prevede ca inchiderea veniturilor si cheltuielilor se face cel putin anual, totusi in practica inchiderile se fac lunar.
Aceasta operatiune permite determinarea exacta a profitului generat de afacere.
2.La platitorii de TVA se verifica daca sunt inchise conturile de TVA – lunar sau trimestrial, conform cu perioada fiscala a societatii.
3.Conturile de imobilizari: se verifica daca sumele din registrul imobilizarilor corespund cu cele din balanta. Prin aceasta comparatie ne asiguram ca nu am omis sa inregistram in gestiune anumite imobilizari si astfel evitam sa avem un calcul erorat de amortizare.
In SmartBill Conta exista o optiune care permite reconcilierea automata a inregistrarilor intre contabilitate si gestiunea imobilizarilor.
In situatia in care exista diferente, ele vor fi prezentate in raport, fiind foarte usor de corectat ulterior.
4.Conturile de trezorerie : casa sau banca se verifica cu registrul de casa si cu extrasele de banca.
In SmartBill Conta, evidenta conturilor de trezorerie este tinuta in sectiunea Casa si Banca:
Aici poti opera si verifica atat registrele de casa cat si jurnalele de banca, insa poti tine si evidenta deconturilor angajatilor.
5. Conturile de stocuri se verifica cu situatia din gestiune.
In SmartBill Conta, se pot verifica conturile de stocuri de pe clasa 3 cu raportele de stocuri din gestiune.
Sunt cateva rapoarte care se pot folosi in acest sens : Balanta stocului, Miscari stocuri sau Stoc la zi.
Prin aceasta reconciliere ne asiguram ca s-au inregistrat toate intrarile in gestiune dar si faptul ca s-a descarcat corect gestiunea.
6.Verificarea conturilor de parteneri : clienti si furnizori
Aceasta se poate face analiza fisele clientilor si furnizorilor si compararea lor cu situatia din gestiune, unde exista rapoarte similare.
In SmartBill Conta, poti sa accesezi fisa unui cont direct de pe balanta, prin optiunea disponibila in dreptul fiecarei linii:
In plus, poti sa generezi o balanta in diverse moduri si cu diverse optiuni precum : prezentarea doar a conturilor care au sold diferit de 0 sau evidentierea conturile dintr-o anumita clasa pe analitic in timp ce pentru alte clase prezentarea se face pe sintetic.
Acestea sunt numai cateva din verificarile de baza care se pot face pentru a verifica corectitudinea inregistrarilor de pe balanta.
Detaliat, lista verificarilor este mult mai complexa si presupune analiza tuturor conturilor si compararea cu evidente externe pentru a asigura exactitatea inregistrarilor.
