Conform O 3512/2008, serveşte ca:
– document de imputare a valorii pagubelor produse;
– titlu executoriu din momentul comunicării;
– document de înregistrare în contabilitate.
Se întocmeşte în două exemplare sau în mai multe exemplare, în funcţie de numărul persoanelor răspunzătoare pentru paguba produsă, pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate etc.) şi se semnează de către conducătorul unităţii, cu viza de control financiar preventiv şi viza compartimentului juridic.
Circulă:
– la persoana desemnată pentru acordarea vizei de control financiar – preventiv (toate exemplarele);
– la compartimentul juridic, pentru vizare asupra legalităţii şi realităţii;
– la conducătorul unităţii, pentru semnare (ambele exemplare);
– la persoana (sau persoanele) răspunzătoare de paguba adusă unităţii pentru semnare de luare la cunoştinţă şi de imputare (ambele exemplare).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
