Implementarea sistemului de e-Factura a generat o restructurare semnificativa a fluxurilor operaționale ale companiilor, determinand adaptarea proceselor interne pentru a se conforma noilor cerințe tehnologice și de conformitate fiscala.
De asemenea, s-a produs o modificare a rolurilor pe care le au diferiti membri ai departamentului financiar al societatilor.
Mai jos este descris un flux de lucru foarte eficient, luand ca exemplu modelul implementat de SmartBill.
1.Primul pas consta in emiterea facturii si transmiterea ei in SPV de catre furnizor.
Este important de mentionat ca facturile in format pdf , pe hartie sau transmise in alte modalitati decat prin SPV nu au decat un rol informativ. Din punct de vedere fiscal si contabil nu au valoare de document justificativ, nu se pot inregistra in contabilitate si implicit nu se poate deduce TVA-ul aferent.
2. Clientii care primesc factura emisa la punctul 1 si sunt utilizatori al aplicatiei SmartBill Facturare si/sau pot prelua facturile transmise de furnizori direct in aplicatie. Facturile nu ajung direct in aplicatia de contabilitate, ci trec intai prin modului de facturare/gestiune unde pot fi verificate de antreprenori si validate. Daca se constata nereguli la respectivele facturi, se poate lua legatura cu furnizorii si se pot storna facturile gresite.
Putem avea facturi de servicii sau de achizitii de bunuri. Dupa caz, la salvarea facturilor, acestea se transforma in note de receptie sau cheltuieli.
3. In a treia etapa, pentru transferul datelor din gestiune/facturare in contabilitate, se realizeaza o sincronizare a datelor si astfel, facturile salvate ajung in modulul de contabilitate cu e-factura atasata.
Verificari pe care le face aplicatiaSmartBill :
- daca exista documente la care este obligatorie existenta e-Facturii insa aceasta nu se regaseste
- daca sumele din nota contabila corespund cu cele de pe e-Factura
- daca exista acelasi partener pe e-Factura si pe nota contabila.
In zona de Configurare – Setari e-Factura, se poate alege pentru ce tip de documente sa se faca verificarile :
In aceasta zona se poate alege pentru ce tip de documente sa se faca verificarile legate de e-Factura si cum sa fie tratate potentialele probleme gasite. Acestea pot fi marcate ca eroare, atentionare sau pot fi ignorate.
De exemplu se poate seta diferenta acceptabila intre e-Factura si nota contabila. Implicit este propusa o diferenta de 0,01 lei.
Important!
In ce priveste vizualizarea notelor contabile care au e-Facturi asociate, e-Factura se poate descarca in format XML si in format PDF. De asemenea, se poate sterge asocierea dintre e-Factura si nota contabila.
Acesta este un mod foarte usor de lucru, care elimina problemele legate de validarea facturilor inainte de a ajunge la contabil, usureaza munca de introducere a lor atat pentru persoana care opereaza in gestiune (note de receptii, cheltuieli ) cat si pentru contabil. In plus verificarile si corelatiile pe care le realizeaza aplicatia permit eliminarea riscului de erori si de neconformare fiscala.
E gresit daca in contabilitate se lucreaza ca si pana acum ? adica se inregistreaza doar totalul din factura, nu fiecare rana in parte cum apare in e-factura ?